DMS

Documenten gestructureerd en overzichtelijk beheren & bewaren

Wat is DMS?

Een Document Management Systeem (DMS) wordt gebruikt voor het opslaan, beheren en organiseren van documenten binnen een organisatie. Het biedt een gestructureerde manier om documenten digitaal op te slaan en toegankelijk te maken, waardoor je fysieke papieren kunt vervangen en processen efficiënter kunt maken.

Een DMS biedt functies zoals versiebeheer, toegangsrechten, zoekfunctionaliteit en workflowautomatisering, wat essentieel is voor bedrijven die streven naar een papierloze of gedigitaliseerde werkomgeving.

Documenten beheren

Effectief documentbeheer begint met een goed georganiseerde structuur en duidelijke processen. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

1. Categoriseer je documenten: Maak gebruik van mappen en submappen binnen het DMS om documenten logisch te organiseren. Denk aan categorieën zoals 'Facturen', 'Contracten', 'Personeelsdossiers', etc. Dit maakt het eenvoudiger om documenten terug te vinden.

2. Gebruik metadata: Voeg metadata toe aan je documenten, zoals de datum van aanmaak, auteur, documenttype en onderwerp. Hierdoor kun je documenten snel opvragen met behulp van de zoekfunctionaliteit.

3. Toegangsrechten instellen: Niet alle documenten zijn voor iedereen toegankelijk. Stel toegangsrechten in binnen je DMS om gevoelige informatie te beschermen, zoals financiële gegevens of persoonlijke gegevens van werknemers.

4. Regelmatig opschonen: Het is belangrijk om oude, niet-relevante documenten te verwijderen of te archiveren. Dit houdt je DMS overzichtelijk en voorkomt onnodige opslagkosten.

Uniforme structuur & benaming van documenten

Een uniforme manier van naamgeving is essentieel voor het makkelijk terugvinden van documenten. Hier zijn enkele tips:

1. Consistent naamgevingsbeleid: Creëer duidelijke regels voor het benoemen van documenten. Een voorbeeld is het opnemen van de datum, een beschrijving en eventueel een versienummer (bijvoorbeeld "2024-10-19_Factuur_KlantX_v1"). Dit helpt bij het snel identificeren van documenten.

2. Gebruik mappen en submappen strategisch: Houd de structuur zo eenvoudig mogelijk, maar zorg voor voldoende specificiteit in je mappenstructuur. Bijvoorbeeld: "2024 > Facturen > Klant X". Te veel submappen kunnen overweldigend worden, dus streef naar een balans tussen eenvoud en precisie.

3. Labels & tags: In veel DMS-software kun je documenten labelen of taggen met kernwoorden. Dit maakt het vinden van een document op basis van inhoud nog makkelijker.

Documenten opmaken & e-signing

In een digitaal tijdperk wordt het ondertekenen van documenten steeds vaker elektronisch gedaan. In Odoo kan je documenten opmaken en invulvelden op maat gaan toevoegen. Deze kan je vervolgens doorsturen naar je klant of andere derde partij.

1. Eenvoud en snelheid: Elektronische handtekeningen versnellen het proces van documentondertekening, omdat documenten digitaal kunnen worden ondertekend en teruggestuurd zonder de noodzaak voor fysieke ontmoetingen of postverzending.

2. Veiligheid en rechtsgeldigheid: Moderne DMS-systemen voldoen aan de regelgeving voor elektronische handtekeningen, zoals de eIDAS-verordening in de EU. Dit betekent dat de handtekeningen juridisch bindend zijn, net als fysieke handtekeningen.

3. Automatisering: Je kunt workflows automatiseren om documenten automatisch naar de juiste personen te sturen voor ondertekening, waardoor het proces gestroomlijnd en goed gedocumenteerd is.

Ondertekenen met Itsme

Via Odoo kan je je klanten of externe partijen verzoeken om te ondertekenen met Itsme. Zo voldoen je documenten aan de voorwaarden van een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES).

Verifiëren van boekhouddocumenten

Wil je meer controle over de facturen en de boekhouding, dan kunnen de facturen eerst bezorgd worden in de documenten app. Nadat de facturen geverifieerd worden, kunnen ze doorgestuurd worden naar de boekhouding.