Processen & workflows
Hoe kan ik mijn processen & workflows optimaliseren?
Hoe ervaren mensen je diensten & producten?
Zowel de interne als externe processen zijn superbelangrijk voor je onderneming om efficiënter te kunnen werken, kosten te besparen en de klantentevredenheid te verbeteren. Door slechte processen kan je (potentiële) klanten, maar ook bijvoorbeeld teamleden kwijtspelen, denk bijvoorbeeld aan:
Foutmeldingen in je webshop bij het uitchecken
Lange wachtrijen in je winkel
Trage reacties op e-mails
Medewerkers die niet weten waar ze de nodige informatie kunnen terugvinden
enz.
Processen uitwerken
Analyse
Zet je interne en externe processen in kaart door mindmaps en stroomschema's op te maken. Zo visualiseer je de flows en kan je gemakkelijker je analyses uitvoeren. Probeer te streven naar kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en efficiënte.
Documentatie
Interne documentatie
Documenteer je processen en stel zoveel mogelijk standaardprocedures (SOP's) op zodat je team op een uniforme wijze hun job kunnen doen. Dit maakt het gemakkelijker om de processen op te volgen en je team vind gemakkelijker terug wat er precies moet gedaan worden.
Interne documentatie is nuttig voor zaken zoals:
Onboarding en training van medewerkers
Standaardiseren van processen en workflows
Kennisoverdracht
enz.
Hou je documentatie dynamisch en up-to-date. Zorg dat de documentatie gemakkelijk en op elk moment toegankelijk is.
Externe documentatie
Net zoals voor de interne werking, is het evenzeer belangrijk om de nodige documentatie voor je klanten te voorzien. Denk hierbij aan handleidingen, demo's, FAQ's, enz.
De klanten appreciëren duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie die helpt bij het gebruik van je producten of diensten. Met een goede documentatie zullen klanten zichzelf verder kunnen helpen bij vragen of problemen, waardoor de druk op je supportdienst verlaagt.
Uiteindelijk komt dit ook professioneel over en heeft je klant meer vertrouwen in je product of dienst.
Opleidingen & bedrijfscultuur
Documentatie is niet alles. Voorzie de nodige opleidingen voor (startende) medewerkers. Een sterke onboarding zorgt dat je medewerkers snel van start kunnen gaan en weten wat van hen verwacht wordt.
Bouw een cultuur op waarbij je team streeft naar verbetering en medewerkers aangemoedigd worden om inefficiënties te rapporteren en om bij te dragen aan oplossingen of verbeteringen.
Digitalisering & automatisering
Efficiënte begint bij digitalisering en wordt verder geoptimaliseerd met automatiseringen.
Hoe meer repetitieve taken je kan automatiseren, hoe meer tijd er vrijkomt voor belangrijke zaken en activiteiten. Een aantal bedrijfsprocessen die kunnen geautomatiseerd worden zijn:
Financiële & boekhoudkundige processen
Aankopen & stockbeheer
HR processen
Klantenservice & CRM
Marketingprocessen
IT & systeembeheer
Projectmanagement
enz.
Prestaties monitoren
Maak eventueel gebruik van KPI's om je doelstellingen te bepalen. Wat wil je precies bereiken met het monitoren van je processen? Denk aan het verhogen van de efficiënte, de kwaliteit verbeteren, kosten verlagen, klantentevredenheid verbeteren, enz.
Werk met een ERP-systeem
Wat is ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) is een softwareoplossing waarmee ondernemingen hun bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen om te zorgen voor een efficiënte werking.
In plaats van aparte systemen of tools te gebruiken voor bijvoorbeeld boekhouding, voorraadbeheer, website, verkoop en HR, integreer je met een ERP-systeem al deze functies in één platform.
Waarom een ERP-systeem gebruiken?
Een ERP-systeem brengt heel wat voordelen met zich mee, zoals:
Efficiëntie Een ERP-systeem vermindert het gebruik van handmatige processen en maakt geautomatiseerde workflows mogelijk. Dit verkleint de kans op menselijke fouten, verlaagt de werklast en versnelt de uitvoering van taken. In plaats van data handmatig tussen systemen te kopiëren, worden gegevens automatisch gedeeld binnen het hele bedrijf.
Real-time Inzicht Je hebt altijd toegang tot actuele data over je bedrijfsprocessen. Dit maakt het gemakkelijker om beslissingen te nemen op basis van de meest recente informatie. Of het nu gaat om financiële rapporten, voorraadniveaus of verkoopgegevens, met een ERP-systeem heb je alles binnen handbereik.
Schaalbaarheid Een ERP-systeem groeit mee met je bedrijf. Naarmate je bedrijf groter wordt, kan je nieuwe applicaties en functies toevoegen die passen bij de veranderende behoeften van je organisatie.
Ben ik te klein om een ERP-systeem te gebruiken?
Vaak denken kleine ondernemingen dat ERP-systemen enkel geschikt zijn voor grote bedrijven, maar dit is zeker niet het geval.
Het klopt dat je als kleine onderneming misschien niet alle ERP-functies nodig hebt, maar je kunt ook gewoon starten met een aantal basisfunctionaliteiten. ERP-systemen zoals Odoo bieden bijvoorbeeld modules die je naar behoefte kan implementeren. Je kan klein starten met bijvoorbeeld enkel de boekhouding en voorraadbeheer en later uitbreiden naar CRM, projectmanagement of productie, dit allemaal aan een betaalbare prijs.
Waarom wij kiezen voor Odoo
Bij Plutus Accountants & Advisors staat een open en transparante samenwerking centraal. Of het nu gaat om facturatie, betalingen of financiële rapporten, je hebt altijd inzicht in uw financiële gegevens.
Onze aanpak is gericht op efficiëntie en een open samenwerking. We werken niet met tussenportalen of externe uploadzones, dit omdat we je als ondernemer zoveel mogelijk willen betrekken bij het financieel gedeelte van uw onderneming.
Odoo is niet enkel een boekhoudsoftware, maar een veelzijdig en open ERP- en CRM-systeem dat perfect aansluit bij onze visie.
Naast de boekhouding kunnen ook andere bedrijfsprocessen zoals sales, marketing, website, projectbeheer en nog veel meer geïntegreerd worden voor een naadloze interne en externe werking van uw onderneming.
Laatst bijgewerkt