Verplichtingen als werkgever

Waarmee moet je rekening houden als werkgever?

Loonadministratie

Als werkgever ben je verplicht om een correcte en gedetailleerde loonadministratie bij te houden. Denk hierbij aan de registraties, het opmaken en afleveren van loonfiches, het uitbetalen van de lonen, het indienen van fiscale fiches, enz.

Aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat

Het sociaal- en het arbeidsrecht zijn complexe materies waarbij heel wat zaken komen te kijken. Het is dan ook sterk aangeraden om je aan te sluiten bij een erkend sociaal secretariaat, zo krijg je altijd de nodige bijstand en worden de administratieve formaliteiten voor u in orde gebracht.

Het sociaal secretariaat zal ook het nodige doen zodat je in orde bent met onderstaande verplichtingen.

Boekhouding, digitalisering & automatisering

Bij het afleveren van facturen en boekhoudkundige documenten lopen er vaak zaken mis en vergeet je als ondernemer wel eens om hier en daar een document af te leveren. Dit zorgt voor gebrekkigheden, herinneringsmails en telefoontjes van je accountant en extra werkdruk.

Bespreek met je accountant wat de mogelijkheden zijn, tegenwoordig voorzien heel wat sociale secretariaten een online portaal voor de accountant. Hiernaast kunnen de facturen en boekingsdocumenten digitaal en automatisch afgeleverd worden in bepaalde ERP- en boekhoudsoftware.

Hou de betrokken partijen steeds op de hoogte van wijzigingen

Een vlotte samenwerking tussen de ondernemer, accountant en het sociaal secretariaat zorgt voor minder kopzorgen!

Juridische verplichtingen

Arbeidscontract

Je moet een schriftelijke arbeidsovereenkomst opstellen die de arbeidsvoorwaarden vastlegt, zoals loon, bijkomende voordelen, functie, werkuren, soort overeenkomst, beëindiging, enz.

Collectieve arbeidsovereenkomst (cao)

Bij het opstellen van het arbeidscontract kan je best nagaan of je onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) valt, hier kan je o.a. afspreken vinden rond verloningen en de arbeidsomstandigheden.

Arbeidsreglement

Je moet eveneens een arbeidsreglement opstellen waarin de rechten en plichten van zowel de werkgever als de werknemer opgenomen worden. Het arbeidsreglement moet vrij beschikbaar zijn voor elke werknemer.

Sociale & fiscale verplichtingen

Registratie bij RSZ

Je onderneming moet zich inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Na inschrijving ontvang je een RSZ-nummer waarmee je de nodige aangiften en administratieve formaliteiten kunt in orde brengen.

DIMONA-aangifte

Voor elke nieuwe werknemer die je aanstelt, moet je een DIMONA-aangifte indienen. Dit is een verplichte melding die je moet doen bij de RSZ voor de tewerkstelling.

Aansluiting bij kinderbijslagfonds

Werkgevers zijn verplicht zich aan te sluiten bij een kinderbijslagfonds voor de uitbetaling van gezinsbijslagen aan werknemers met kinderen.

Aansluiting bij vakantiefonds (voor arbeiders)

De uitbetaling van de vakantiegelden voor arbeiders gebeurt via een vakantiefonds. Indien je dus arbeiders in dienst neemt, moet je je verplicht aansluiten bij een vakantiefonds.

Loonbeheer & bedrijfsvoorheffing

Zorg voor een vlot loonbeheer en hou rekening met de regels omtrent minimumlonen, inhoudingen van de sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Stel ook maandelijks een loonfiche op en bezorg deze aan de werknemer.

Zoals eerder aangehaald, kan het loonbeheer best uitbesteed worden aan erkend sociaal secretariaat.

Verzekeringen, gezondheid & veiligheid op het werk

Arbeidsongevallenverzekering

Een arbeidsongevallenverzekering is verplicht in België. Hiernaast kan je ook met je verzekeringsmakelaar bekijken welke verzekeringen nog van toepassing of interessant kunnen zijn.

Externe dienst preventie & bescherming

Je bent ook verplicht om je aan te sluiten bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (EDPBW).

Medisch onderzoek

In bepaalde gevallen moet er ook verplicht medisch onderzoek voorzien worden.