Juridische aspecten

Schriftelijke overeenkomsten

Een belangrijke tip: zet alles op papier! Vertrouw niet zomaar op mondelinge beloftes en zet de spelregels netjes in een zakelijke overeenkomst. Overeenkomsten bieden duidelijkheid, helpen risico's te beheren, zijn juridisch afdwingbaar en bouwen vertrouwen op.

Voorzie voor elke interne of externe samenwerking een contract waarin alle belangrijke en wettelijk verplichte zaken opgenomen worden. Denk aan overeenkomsten zoals:

• Dienstverleningsovereenkomsten en/of offertes

• Koop- / verkoopovereenkomsten

• Leveringsovereenkomsten

• Aannemingsovereenkomsten

• Huurovereenkomsten

• Licentieovereenkomsten

• Geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's)

• Arbeidsovereenkomsten

• Aandeelhoudersovereenkomsten

• Enz.

Modelovereenkomsten vs contracten op maat

Je kan heel wat modelovereenkomsten online terugvinden. De bijstand van een jurist of advocaat is echter aan te raden bij het opstellen en nakijken van (complexe) contracten.

Website, webshop & sociale media

Zorg dat je website, webshop en social media pagina's voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Deze gegevens moet je minstens vermelden op uw website:

• Handelsnaam en/of vennootschapsnaam

• Adres waar uw onderneming is gevestigd

• Ondernemingsnummer

• Contactgegevens

• Beroepstitel of toezichthoudende autoriteit (indien van toepassing)

De FOD Economie voorziet een aantal pagina's en tools met tips en informatie om aan de nodige vereisten en voorwaarden te voldoen.

Bedrijfswebsite en accounts op sociale media: verplichte identificatiegegevensFOD Economie

FOD Economie - Verplichte identificatiegegevens bedrijfswebsite en social media accounts

Informatieverplichting bij e-commerce: guidelines bestemd voor ondernemingenFOD Economie

FOD Economie - Informatieverplichting bij e-commerce

Juridische aspecten - Het internet. Ook uw zaak.Het internet. Ook uw zaak.

Agentschap Innoveren & Ondernemen - Juridische aspecten van een online webshop

Algemene voorwaarden

Het is sterk aan te raden om algemene voorwaarden op te stellen met duidelijke afspraken, zodat je je onderneming beter kan beschermen tegen juridische en financiële risico's.

Je kan de algemene voorwaarden zelf opstellen of je laten bijstaan door een advocaat of jurist.

Denk aan belangrijke elementen zoals:

• Identificatie onderneming & contactgegevens

• Toepasselijkheid & omschrijving van de goederen en/of diensten

• Prijzen & facturatie

• Betalingsvoorwaarden, -termijnen & -mogelijkheden

• Levering & leveringstermijnen

• Herroepingsrecht

• Aansprakelijkheid

• Verplichtingen & verantwoordelijkheden van de verkoper

• Verplichtingen & verantwoordelijkheden van de koper

• Klachtenproducedure

• Annuleringen & retourbeleid

• Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank(en)

• enz.

Privacy & gegevensverwerking

Alle ondernemingen, overheidsdiensten, organisaties en instellingen die persoonlijke gegevens van EU-burgers verwerken, gebruiken, registreren of bewaren, moeten voldoen aan de GDPR. ZIe dat je de nodige procedures en protocols voorziet om aan alle nodige verplichtingen te voldoen.

Meer info

Zie Gegevensverwerking & GDPR

Elektronische handtekening

Ben je van plan om volledig papierloos te werken of de handtekeningprocedure te optimaliseren? Het elektronisch ondertekenen van documenten kan de onboarding van klanten en het afsluiten van overeenkomsten sterk vereenvoudigen en vlotter laten verlopen.

Let er wel op dat niet elke elektronische handtekening dezelfde waarde heeft als een klassieke handtekening op papier.

Gewone elektronische handtekening

Dit is de eenvoudigste elektronische handtekening en kan gebruikt worden voor zaken met een laag juridisch risico.

Deze manier van ondertekening omvat in principe alle elektronische gegevens die toegevoegd of logisch verbonden zijn met andere elektronische gegevens. Je ondertekent dus onmiddelijk zonder een speciale registratie of certificering.

Een aantal voorbeelden zijn:

• Handtekening onder een mail

• Ingescande handtekening onder een digitaal of elektronisch document

• Het aanvinken van een 'ik ga akkoord' checkbox

• enz.

Geavanceerde elektronische handtekening

Een geavanceerde elektronische handtekening moet:

1. op een unieke manier verbonden zijn aan de ondertekenaar;

2. het mogelijk maken om de ondertekenaar te identificeren;

3. worden aangemaakt met gegevens voor het aanmaken van een elektronische handtekening die de ondertekenaar met een hoge mate van vertrouwen onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;

4. op zodanige wijze verbonden aan de daarmee ondertekende gegevens dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

Voorbeelden: Digitale handtekeningen die worden aangemaakt met behulp van PKI (Public Key Infrastructure) technologie, zoals certificaatgebaseerde handtekeningen.

Gekwalificeerde elektronische handtekeneing (QES)

Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening staat gelijk met de handtekening op papier en biedt de hoogste juridische veiligheid.

Dergelijke handtekening plaats je via je identiteitskaart en kaartlezer of via de Itsme-app.

Zolang je de Belgische eID software installeert en een kaartlezer hebt, kan je gemakkelijk een elektronische handtekening plaatsen op pdf-bestanden. Ondertussen zijn er ook voldoende integraties die het ondertekenen van documenten via Itsme mogelijk maken.

Meer info kan je terugvinden in de eIDAs-verordening.

Bewaar al je overeenkomsten & documenten

Bewaar al je documenten op een veilige en liefst digitale manier.

Werk je met een digitale accountant? Dan stuur je best al je documenten door zodat deze ook door je accountant kunnen gearchiveerd worden. Heb je een bepaald document nodig? Dan weet je dat je accountant steeds een back-up versie heeft.

Maak ook gebruik van digitale kluizen zoals Izimi of andere cloud storage software om je documenten te bewaren.

Boekhouding

Een boekhouding wordt meestal als een administratieve last beschouwd, maar je cijfers kunnen belangrijke data en inzichten opleveren voor je onderneming wanneer deze goed bijgehouden wordt. Ook voor de buitenwereld en stakeholders zoals de banken, de overheid, potentiële leveranciers en klanten, zijn je cijfers zeer belangrijk.

Een aantal tips die we kunnen meegeven zijn:

1. Maak gebruik van een ERP-systeem voor je administratie

2. Werk je boekhouding dagelijks of minstens wekelijks bij

3. Check op basis van je financiële transacties of je voor alle verrichtingen een bewijsdocument hebt

4. Creëer een nauwe samenwerking met je accountant & bespreek regelmatig je cijfers

Meer info

Zie Administratie & boekhouding

Zie Checklist administratie & boekhouding

Belastingen & bijdragen

Als ondernemer is het belangrijk dat je weet welke (fiscale) verplichtingen je hebt. Het niet in orde zijn met het indienen van fiscale aangiftes kan voor zware boetes zorgen.

Probeer wat basiskennis te verzamelen over:

1. De belastingen & bijdragen waarmee je als onderneming in aanraking komt

2. De deadlines voor belangrijke (fiscale) aangiftes & betalingen

3. Volg de instructies van je accountant & vraag om bijkomende uitleg bij onduidelijkheden

4. Dien niet zomaar zelf zaken in, neem eerst contact op met je accountant

Arbeidsrecht & sociaal zekerheidsrecht

Blijf up-to-date met de wetgeving en regels omtrent personeelszaken:

1. Werk samen met een sociaal secretariaat & accountant

2. Blijf op de hoogte van verplichte deadlines & het bezorgen van belangrijke informatie

3. Zorg voor een goede organisatie van het loonbeheer & tijdige betalingen van lonen

Meer info

Zie Checklist personeel

Intellectuele eigendommen

Bescherm je creaties en intellectuele eigendommen door je logo's, marken, ideeën, producten, enz. te laten registreren bij de nodige instanties. Schakel een specialist of advocaat in die je verder kan helpen en bijstaan.

Meer info Zie Intellectuele eigendom

Vergunningen & erkenningen

Check of je alle nodige vergunningen en erkenningen hebt om je beroepsactiviteiten uit te kunnen voeren.