Juridische aspecten
Schriftelijke overeenkomsten
Een belangrijke tip: zet alles op papier! Vertrouw niet zomaar op mondelinge beloftes en zet de spelregels netjes in een zakelijke overeenkomst. Overeenkomsten bieden duidelijkheid, helpen risico's te beheren, zijn juridisch afdwingbaar en bouwen vertrouwen op.
Voorzie voor elke interne of externe samenwerking een contract waarin alle belangrijke en wettelijk verplichte zaken opgenomen worden. Denk aan overeenkomsten zoals:
Dienstverleningsovereenkomsten en/of offertes
Koop- / verkoopovereenkomsten
Leveringsovereenkomsten
Aannemingsovereenkomsten
Huurovereenkomsten
Licentieovereenkomsten
Geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's)
Arbeidsovereenkomsten
Aandeelhoudersovereenkomsten
Enz.
Modelovereenkomsten vs contracten op maat
Je kan heel wat modelovereenkomsten online terugvinden. De bijstand van een jurist of advocaat is echter aan te raden bij het opstellen en nakijken van (complexe) contracten.
Website, webshop & sociale media
Zorg dat je website, webshop en social media pagina's voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Deze gegevens moet je minstens vermelden op uw website:
Handelsnaam en/of vennootschapsnaam
Adres waar uw onderneming is gevestigd
Ondernemingsnummer
Contactgegevens
Beroepstitel of toezichthoudende autoriteit (indien van toepassing)
De FOD Economie voorziet een aantal pagina's en tools met tips en informatie om aan de nodige vereisten en voorwaarden te voldoen.
Algemene voorwaarden
Het is sterk aan te raden om algemene voorwaarden op te stellen met duidelijke afspraken, zodat je je onderneming beter kan beschermen tegen juridische en financiële risico's.
Je kan de algemene voorwaarden zelf opstellen of je laten bijstaan door een advocaat of jurist.
Denk aan belangrijke elementen zoals:
Identificatie onderneming & contactgegevens
Toepasselijkheid & omschrijving van de goederen en/of diensten
Prijzen & facturatie
Betalingsvoorwaarden, -termijnen & -mogelijkheden
Levering & leveringstermijnen
Herroepingsrecht
Aansprakelijkheid
Verplichtingen & verantwoordelijkheden van de verkoper
Verplichtingen & verantwoordelijkheden van de koper
Klachtenproducedure
Annuleringen & retourbeleid
Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank(en)
enz.
Privacy & gegevensverwerking
Alle ondernemingen, overheidsdiensten, organisaties en instellingen die persoonlijke gegevens van EU-burgers verwerken, gebruiken, registreren of bewaren, moeten voldoen aan de GDPR. ZIe dat je de nodige procedures en protocols voorziet om aan alle nodige verplichtingen te voldoen.
Meer info
Elektronische handtekening
Ben je van plan om volledig papierloos te werken of de handtekeningprocedure te optimaliseren? Het elektronisch ondertekenen van documenten kan de onboarding van klanten en het afsluiten van overeenkomsten sterk vereenvoudigen en vlotter laten verlopen.
Let er wel op dat niet elke elektronische handtekening dezelfde waarde heeft als een klassieke handtekening op papier.
Gewone elektronische handtekening
Dit is de eenvoudigste elektronische handtekening en kan gebruikt worden voor zaken met een laag juridisch risico.
Deze manier van ondertekening omvat in principe alle elektronische gegevens die toegevoegd of logisch verbonden zijn met andere elektronische gegevens. Je ondertekent dus onmiddelijk zonder een speciale registratie of certificering.
Een aantal voorbeelden zijn:
Handtekening onder een mail
Ingescande handtekening onder een digitaal of elektronisch document
Het aanvinken van een 'ik ga akkoord' checkbox
enz.
Geavanceerde elektronische handtekening
Een geavanceerde elektronische handtekening moet:
op een unieke manier verbonden zijn aan de ondertekenaar;
het mogelijk maken om de ondertekenaar te identificeren;
worden aangemaakt met gegevens voor het aanmaken van een elektronische handtekening die de ondertekenaar met een hoge mate van vertrouwen onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;
op zodanige wijze verbonden aan de daarmee ondertekende gegevens dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
Voorbeelden: Digitale handtekeningen die worden aangemaakt met behulp van PKI (Public Key Infrastructure) technologie, zoals certificaatgebaseerde handtekeningen.
Gekwalificeerde elektronische handtekeneing (QES)
Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening staat gelijk met de handtekening op papier en biedt de hoogste juridische veiligheid.
Dergelijke handtekening plaats je via je identiteitskaart en kaartlezer of via de Itsme-app.
Zolang je de Belgische eID software installeert en een kaartlezer hebt, kan je gemakkelijk een elektronische handtekening plaatsen op pdf-bestanden. Ondertussen zijn er ook voldoende integraties die het ondertekenen van documenten via Itsme mogelijk maken.
Meer info kan je terugvinden in de eIDAs-verordening.
Bewaar al je overeenkomsten & documenten
Bewaar al je documenten op een veilige en liefst digitale manier.
Werk je met een digitale accountant? Dan stuur je best al je documenten door zodat deze ook door je accountant kunnen gearchiveerd worden. Heb je een bepaald document nodig? Dan weet je dat je accountant steeds een back-up versie heeft.
Maak ook gebruik van digitale kluizen zoals Izimi of andere cloud storage software om je documenten te bewaren.
Boekhouding
Een boekhouding wordt meestal als een administratieve last beschouwd, maar je cijfers kunnen belangrijke data en inzichten opleveren voor je onderneming wanneer deze goed bijgehouden wordt. Ook voor de buitenwereld en stakeholders zoals de banken, de overheid, potentiële leveranciers en klanten, zijn je cijfers zeer belangrijk.
Een aantal tips die we kunnen meegeven zijn:
Maak gebruik van een ERP-systeem voor je administratie
Werk je boekhouding dagelijks of minstens wekelijks bij
Check op basis van je financiële transacties of je voor alle verrichtingen een bewijsdocument hebt
Creëer een nauwe samenwerking met je accountant & bespreek regelmatig je cijfers
Belastingen & bijdragen
Als ondernemer is het belangrijk dat je weet welke (fiscale) verplichtingen je hebt. Het niet in orde zijn met het indienen van fiscale aangiftes kan voor zware boetes zorgen.
Probeer wat basiskennis te verzamelen over:
De belastingen & bijdragen waarmee je als onderneming in aanraking komt
De deadlines voor belangrijke (fiscale) aangiftes & betalingen
Volg de instructies van je accountant & vraag om bijkomende uitleg bij onduidelijkheden
Dien niet zomaar zelf zaken in, neem eerst contact op met je accountant
Arbeidsrecht & sociaal zekerheidsrecht
Blijf up-to-date met de wetgeving en regels omtrent personeelszaken:
Werk samen met een sociaal secretariaat & accountant
Blijf op de hoogte van verplichte deadlines & het bezorgen van belangrijke informatie
Zorg voor een goede organisatie van het loonbeheer & tijdige betalingen van lonen
Meer info
Intellectuele eigendommen
Bescherm je creaties en intellectuele eigendommen door je logo's, marken, ideeën, producten, enz. te laten registreren bij de nodige instanties. Schakel een specialist of advocaat in die je verder kan helpen en bijstaan.
Meer info Zie Intellectuele eigendom
Vergunningen & erkenningen
Check of je alle nodige vergunningen en erkenningen hebt om je beroepsactiviteiten uit te kunnen voeren.
Laatst bijgewerkt