Onkostenvergoedingen
Welke onkostenvergoedingen kan ik aan mijn werknemers toekennen?
Kosten eigen aan de werkgever
Indien de werknemer beroepskosten gedragen heeft die eigenlijk ten laste vallen van de werkgever, dan kan je deze kosten terugbetalen aan de werknemer.
Deze terugbetalingen zijn geen belastbare inkomsten voor uw werknemer en in principe aftrekbaar als beroepskost. Denk hierbij aan onkosten zoals:
Home office kosten (bureau, gsm, telefoon, pc, internet, enz.)
Autokosten
Representatiekosten
Baan-, verblijfs- & maaltijdkosten
enz.
De terugbetaling kan gebeuren op basis van werkelijk bewezen kosten (voorleggen van facturen, tickets, btw-bonnen, enz.), of op forfaitaire basis. Het is echter niet toegelaten om de werkelijke kost terug te betalen en tegelijk ook een forfaitaire vergoeding toe te kennen, een cumul is dus niet mogelijk.
Telewerk
Ook voor telewerk kan er een onkostenvergoeding voorzien worden. De werknemer zal namelijk bepaalde kosten maken om zijn beroepswerkzaamheden uit te kunnen voeren.
De forfaitaire vergoedingen bedragen:
Telewerkvergoeding
145,81 euro / maand
Gebruik eigen internet
20,00 euro / maand
Gebruik eigen aparatuur
20,00 euro / maand
Meer info kan je terugvinden op telewerken.be.
Binnenlandse dienstreizen
Indien de werknemer zich moet verplaatsen naar bijvoorbeeld klanten of andere zakelijke relaties, dan kan er onder bepaalde voorwaarden een forfaitaire vergoeding toegekend worden om o.a. de verplaats-, verblijfs- en maaltijdkosten te dekken.
Let op bij een combinatie met maaltijdcheques!
Wanneer er voor dezelfde dag of periode maaltijdcheques werden toegekend, moet de waarde van het werkgeversgedeelte in aftrek gebracht worden van de dag- of maandvergoeding.
Dagvergoeding
Indien de werknemer een dienstverplaatsing binnen België maakt en minstens 6 uur weg is buiten de bedrijfslocaties, kan er een vaste dagvergoeding toegekend worden.
Bedrag binnenlandse dagvergoeding
De binnenlandse dagvergoeding wordt periodiek geïndexeerd:
Vanaf 01/03/2025
21,22 euro / dag
Vanaf 01/06/2024
20,80 euro / dag
Vanaf 01/12/2023
20,39 euro / dag
Vanaf 01/01/2023
19,99 euro / dag
Maandvergoeding
Voor werknemers die frequent dienstverplaatsingen moeten doen op basis van hun functie, kan er maandvergoeding toegekend worden die overeenstemt met max. 16 keer de dagvergoeding.
Bedrag binnenlandse maandvergoeding
De binnenlandse maandvergoeding wordt periodiek geïndexeerd:
Vanaf 01/03/2025
339,52 euro / maand
Vanaf 01/06/2024
332,80 euro / maand
Vanaf 01/12/2023
326,24 euro / maand
Vanaf 01/01/2023
319,84 euro / maand
Nachtvergoeding
Indien de werknemer ook ergens dient te overnachten, kan er een nachtvergoeding toegekend worden.
Bedrag nachtvergoeding
De nachtvergoeding wordt periodiek geïndexeerd:
Vanaf 01/03/2025
159,17 euro / nacht
Vanaf 01/06/2024
156,04 euro / nacht
Vanaf 01/12/2023
152,99 euro / nacht
Vanaf 01/01/2023
149,99 euro / nacht
Dagvergoeding dienstreizen buitenland
Indien de werknemer omwille van beroepsredenen zowel in het binnenland als in het buitenland moet rondreizen, zal dit bepaalde kosten met zich meebrengen. De werkgever kan hiervoor een dagvergoeding voorzien op basis van de werkelijke kosten of op forfaitaire basis.
De forfaitaire bedragen kan je raadplegen in onderstaande landenlijst. De bedragen variëren naargelang gaat het om een buitenlandse dienstreis van korte duur (< 30 dagen) of van lange duur.
De buitenlandse reisvergoeding dekt kosten zoals:
Buitenlandse maaltijden en snacks
Verplaatsingen met het openbaar vervoer, taxi's en Uber-achtigen
Andere kleine uitgaven
Kilometervergoeding
Er kan een kilometervergoeding toegekend worden voor de beroepsmatige kilometers die je werkgever aflegt met zijn privéwagen of ander voertuig.
Niet voor woon-werkverkeer
Onder beroepsmatige verplaatsingen moet je verplaatsingen naar prospecten, klanten, leveranciers of andere zakelijke relaties verstaan. Het woon-werkverkeer telt dus niet mee!
Bedrag kilometervergoeding
Het maximaal bedrag van de kilometervergoeding wordt op kwartaalbasis geïndexeerd:
01/07/2025 - 30/09/2025
0,4309 euro / km
01/04/2025 - 30/06/2025
0,4320 euro / km
01/01/2025 - 31/03/2025
0,4290 euro / km
Fietsvergoeding
Woon-werkverkeer
De werkgever moet een fietsvergoeding toekennen aan werknemers die een privé- of bedrijfsfiets gebruiken voor woon-werkverkeer, dit is wettelijk verplicht.
Niet voor beroepsmatige verplaatsingen
De fietsvergoeding kan enkel toegekend worden voor woon-werkverkeer, niet voor beroepsmatige verplaatsingen naar bv. klanten, prospecten, enz.
Grenzen
Er zijn twee maximumgrenzen van toepassing:
Het maximumbedrag van de fietsvergoeding is sinds 01/01/2025: 0,36 euro/km. De fietsvergoeding wordt ook nog eens op jaarbasis begrensd tot een maximumbedrag van 3.500 euro.
Laatst bijgewerkt