Facturatie

Is een verkoopfactuur opmaken verplicht?

Indien je zelf btw-plichtig bent moet je in een Business-to-Business (B2B) context altijd een verkoopfactuur opmaken.

B2C - Dagontvangsten Indien je diensten of producten verkoopt aan particuliere klanten, dan hoef je geen verkoopfactuur op te maken, tenzij de koper hier specifiek achter vraagt. In principe is het dan voldoende om je ontvangsten op te nemen in een dagontvangstenboek.

Hierop bestaan wel een aantal uitzonderingen. Bij bepaalde handelingen voor particulieren moet je wel verplicht een factuur opmaken:

• Verkopen op afstand (indien je het OSS-systeem niet toepast)

• Intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel

• Levering van een gebouw

• Werken in onroerende staat (aannemingswerken)

• Levering van goederen bestemd voor professioneel / economisch gebruik

• Verkoop van wagens, aanhangwagens, vliegtuigen, jachten & plezierboten

• Verhuisdiensten

• Etc.

Verplichte factuurvermeldingen

Op de factuur moeten een aantal verplichte vermeldingen staan, namelijk:

• Je eigen bedrijfsgegevens

  • Bedrijfsnaam of maatschappelijke naam (bij eenmanszaken de persoonlijke naam)

  • Rechtsvorm

  • Adres of maatschappelijke zetel

  • Bankrekeningnummer

  • Btw- of ondernemingsnummer

  • RPR (check via website territoriale bevoegdheid)

• De klantgegevens

  • Bedrijfsnaam of maatschappelijke naam

  • Adres

  • Btw- of ondernemingsnummer

• Het woord 'Factuur'

• Een opeenvolgend factuurnummer

• Factuurdatum, vervaldatum & leverdatum van je diensten of goederen

• Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten

• Eenheidsprijs en het aantal eenheden in uren, stuks, meter, enz.

• Toe te passen btw-tarief

• Totaalbedrag exclusief btw (maatstaf van heffing)

• Totaalbedrag van de verschuldigde btw

• Totaal te betalen bedrag (maatstaf van heffing + totale btw)

Speciale factuurvermeldingen

Naast de standaardvermeldingen, moet er in bepaalde gevallen een speciale vermelding en/of clausule aan de factuur toegevoegd worden.

Toepassingsgebied	Vermelding
Vrijgestelde kleine ondernemingen	"Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen"
Self-billing	"Factuur uitgereikt door afnemer"
Bijzondere regeling reisbureau's	"Bijzondere regeling - reisbureaus"
Winstmargeregeling	"Levering onderworpen aan de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge. Btw niet aftrekbaar.”
Bijzondere regelingen voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen & antiquiteiten	"Bijzondere regeling - gebruikte goederen" "Bijzondere regeling - kunstvoorwerpen" "Bijzondere regeling - voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten"
Creditnota's	"Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht"
Intracommunautaire leveringen	"BTW VERLEGD"
Andere verleggingen naar de medecontractant	"BTW VERLEGD"
Verlegging bij werken in onroerende staat	"BTW VERLEGD" & onderstaande clausule: “Verlegging van de heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.”
Werken in onroerende staat aan een privéwoning ouder dan 10j met toepassing van 6% btw	"Btw-tarief: Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal het normale btw-tarief van 21 % van toepassing zijn en is de afnemer ten aanzien van die voorwaarden aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."

Een factuur corrigeren via een creditnota

Indien je een reeds uitgestuurde factuur wil corrigeren, is het in principe verboden om de oorspronkelijke factuur aan te passen en opnieuw te versturen naar de ontvanger.

Een foute factuur corrigeer je door een creditnota op te maken. Dit is eigenlijk een spiegelbeeld van je oorspronkelijke factuur. Voorzie de titel "Creditnota", zet alle bedragen in het negatief en omschrijf eventueel de reden waarom de creditnota werd opgemaakt.

Zet ook volgende vermelding op de creditnota:

"Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht"

Verstuur vervolgens de creditnota en de nieuwe (correcte) factuur naar je klant.

E-facturatie & PEPPOL

Wat is PEPPOL?

Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is simpelweg een elektronisch netwerk waar ondernemingen zich kunnen (of moeten) aansluiten om onder andere elektronische facturen te versturen en te ontvangen.

Hoe werkt PEPPOL?

Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk, moet je je onderneming registrereren als Access Point. Vervolgens kan je e-facturen via je Acess Point versturen, maar ook ontvangen. Je Access Point is dus je elektronische brievenbus.

Een aantal voordelen van e-facturatie en het PEPPOL-netwerk zijn:

1. Geautomatiseerde uitwisseling & verwerking van facturen: Bij een integratie met je boekhoudsoftware, kan je gemakkelijk je facturen via PEPPOL rechtstreeks in je boekhouding ontvangen en verwerken, geen gedoe meer met het manueel versturen en uploaden van facturen in je boekhouding.

2. Tijd- en kostenbesparing: Door de automatisering van de facturatieprocessen verlagen ook de kosten en de tijd die je moet spenderen aan je administratie en boekhouding.

3. Garantie van ontvangst en verzending: Je bent er zeker van dat je klanten je factuur effectief ontvangen hebben, e-facturatie via PEPPOL wordt gelijkgesteld met een 'aangetekende zending'.