Dagontvangsten
Verkoop je voornamelijk aan particuliere klanten (B2C)? Dan ben je in de meeste gevallen niet verplicht om een verkoopfactuur op te maken. Het is dan voldoende om je ontvangsten in een dagontvangstenboek te noteren.
Dagontvangstenboek
Een ontvangstenboek is dus een boek waarin je op dagbasis alle ontvangsten noteert waarvoor je geen factuur hebt opgemaakt, ongeacht de betaalmethode.
Ontvangstenboek vs kasboek
Een dagontvangstenboek is niet hetzelfde als een kasboek. In een kasboek vol je namelijk enkel de inkomende en uitgaande cashverrichtingen in.
De fysieke boeken lijken sterk op elkaar qua lay-out, dus dubbelcheck altijd de titel.
Hoe moet ik een ontvangstenboek invullen?
De ontvangsten moeten op dagbasis in het ontvangstenboek ingevuld worden. Stel dat je op een bepaalde dag geen ontvangsten hebt gehad, dan moet je nog steeds een registratie doen aan nul euro. Bij het begin van een nieuw jaar, moet je een nieuw ontvangstenboek aanschaffen.
Let op bij een fiscale controle! Krijg je een fiscale controle en merkt de controleur dat het ontvangstenboek niet up-to-date is? Dan riskeer je een boete. Vul dus op het einde van de dag steeds je ontvangstenboek in!
❕Belangrijke aandachtspunten bij het invullen van je ontvangstenboek
Vul je ontvangstenboek dagelijks in, ook al had je op een bepaalde dag geen ontvangsten (geen verkopen, gesloten, verlofdagen, ziekte, enz.).
Gebruik een pen of stift die niet uitwisbaar is (gebruik dus geen potlood).
Verkopen van meer dan 250 euro moeten apart geregistreerd worden.
De ingevulde bedragen mogen niet geschrapt worden.
Indien je een correctie wil uitvoeren, zet je deze op een aparte lijn zonder de originele registratie te schrappen.
Voorbeeld van een ingevuld ontvangstenblad
MAAND
Vul hier de maand in waarop de ontvangsten betrekking hebben.
B.T.W. NR.
Vul hier telkens je btw-nummer in.
DATUM
Datum van de ontvangsten. Vul je ontvangstenboek dagelijks in, ook al heb je op een bepaalde dag geen ontvangsten.
TOTALEN
Vul hier het totaalbedrag in van de ontvangsten. Verkopen voor meer dan 250 euro vul je op een aparte lijn in.
0%
Vrijgestelde kleine ondernemingen moeten geen btw aanrekenen op de verkopen. Vul hier dus opnieuw de totalen in.
BEDRAGEN INCL. BTW
Vul in de kolommen de btw-tarieven die voor uw verkopen van toepassing zijn (6%, 12% en/of 21%). Vervolgens splits je de totaalbedragen uit per btw-percentage.
MAANDTOTAAL INCL. BTW
Maak hier een optelling van de kolom 'TOTALEN' en de kolommen 'BEDRAGEN INCL. BTW' per btw-percentage.
MAANDTOTAAL EXCL. BTW
Bereken de bedragen excl. btw. Voorbeeld voor de kolom met 21%:
Totaalbedrag / 1,21
8.721,00 euro / 1,21 = 7.207,44 euro
MAANDTOTAAL BTW
MAANDTOTAAL INCL. BTW (-) MAANDTOTAAL EXCL. BTW
RECAPITULATIE DER ONTVANGSTEN EXCL. BTW
Deze bedragen moeten overeenkomen met de bedragen onder MAANDTOTAAL EXCL. BTW.
TOTAAL BTW KWARTAAL
Som van de BTW-totalen.
Moet ik naast mijn ontvangstenboek ook andere bewijsdocumenten bewaren?
Ja, voor kassaverkopen kan je best je kassarollen bewaren. Voor online verkopen kan je best alle mails, bestelbevestigingen, enz. bewaren. Deze documenten kunnen bij een fiscale controle opgevraagd worden om de geregistreerde bedragen in het ontvangstenboek af te toetsen.
Indien je de nodige bewijsdocumenten kan voorleggen, mag je de ontvangsten op het einde van de dag samentellen en het totaal invullen in het ontvangstenboek.
Indien niet, dan moet je elke verkoop apart noteren in je ontvangstenboek.
Elektronisch ontvangstenboek
Naast het fysieke dagontvangstenboek, is het toegelaten om de ontvangsten op een digitale manier te registreren.
Aan een digitaal of elektronisch ontvangstenboek hangen wel speciale voorwaarden. Er moet dagelijks een registratie gebeuren en de bedragen kunnen niet zomaar aangepast worden.
Circulaire 2020/C/20
Het bewaren van de ontvangsten in een gemakkelijk aanpasbare Excel-file is dus volgens de Circulaire 2020/C/20 van de FOD Financiën niet toegelaten.
Digitalisering
Het voordeel van een elektronisch ontvangstenboek is dat de data op een gemakkelijke en efficiënte manier kunnen uitgewisseld worden met de boekhoudsoftware.
Onze aanpak
We voorzien de nodige functies en applicaties in je Odoo-database, zodat je op een correcte en wettelijke manier je ontvangsten digitaal en zelfs automatisch kan afleveren.
Scans / foto's
Stuur je foto's of scans via de mobiele app of e-mail naar je dagontvangstenjournaal.
Registratie in Odoo
Geen zin in een fysiek ontvangstenboek?
Je kan elke verkooptransacties rechtstreeks in je ontvangstenjournaal ingeven. Verstuur vervolgens een digitale factuur/ticket naar de klanten die dit wensen.
We voorzien een vergrendeling van de ingevoerde gegevens met een hash zodat deze niet meer kunnen aangepast worden. Zo voldoe je aan de technische voorwaarden om je ontvangsten elektronisch te registreren.
Kassa-koppeling
Koppel je kassaysteem (GKS kan ook) zodat de ontvangsten automatisch geregistreerd worden.
Laatst bijgewerkt