Bewaarplicht & termijnen

Hoelang en hoe moet ik mijn documenten bewaren?

Bewaartermijn

Alle facturen, documenten en boekhoudkundige stukken moeten minstens 10 jaar bewaard worden. Deze termijn begint vanaf 1 januari van het jaar volgend op de uitreiking van de factuur.

Langere bewaartermijnen voor onroerende goederen

Facturen van onroerende goederen waarop de herzieningstermijnen van toepassing zijn, moeten 15 jaar of in sommige gevallen zelfs 25 jaar bewaard worden.

Waarom moet ik mijn documenten bewaren?

Als onderneming dien je heel wat documenten en data te bewaren. Soms lijkt dit een wel een administratieve last, maar je kan heel wat nuttige informatie uit je bedrijfsdata halen.

Een aantal belangrijke redenen om je documenten goed te bewaren zijn:

• Wettelijke verplichtingen

• Bewijs bij juridische geschillen

• Boekhouding & rapportering

• Audits & (fiscale) controles

• Bescherming intellectueel eigendom

• Risicobeheer

• Historische referentie

• Strategische planning

• enz.

Welke documenten moet ik bewaren?

Om je dossier zo sterk mogelijk te kunnen onderbouwen, raden wij aan om ten minste onderstaande documenten gedurende de wettelijke bewaartermijn bij te houden:

• Inkomende & uitgaande facturen

• Ontvangstenboeken & kasboeken

• Export van de bankuittreksels in CODA of Pdf-formaat (Vaak kan je bij banken maar voor een beperkte termijn (kosteloos) terug in de tijd.)

• Ondertekende offertes

• Overeenkomsten & polissen

• Financiële documenten zoals kredietakten, aflossingstabellen, enz.

• Belangrijke communicatie of briefwisseling met zakelijke relaties

• Alle boekhoudkundige stukken & historieken

• Alle andere documenten & informatie die relevant kunnen zijn

Mag ik alle documenten digitaal bewaren?

Jazeker, we raden zelfs sterk aan om alle documenten digitaal te bewaren.

Fysieke facturen en documenten kan je dus best inscannen of digitaliseren naar een leesbaar formaat. Heb je geen scanner? Gebruik dan de Adobe Scan app.

Het is ook belangrijk om de authenticiteit van de documenten te kunnen waarborgen. Probeer dus zoveel mogelijk je documenten in het origineel formaat bij te houden.

Checklist te bewaren & te bezorgen documenten

Hieronder vind je een checklist van de documenten die je zelf moet bijhouden en wat je precies moet bezorgen aan je klanten en accountant.

Document	Zelf bijhouden	Uw klanten	Uw accountant
Verkoopfacturen	✅	✅	✅
Dagontvangsten	✅	✖️	✅
Kasticket & btw-bonnen	✅	✅	✅
Offerte	✅	✅	❕
Dienst- of verkoopcontract	✅	✅	❕
Bestelbevestiging	✅	✅	✖️
Leveringsbon	✅	✅	❕
Aankoopfacturen	✅	✖️	✅
Andere aankoopbewijzen	✅	✖️	✅
Bankuittreksels	✅	✖️	✅
Kasboek	✅	✖️	✅
Kredietkaartstaten	✅	✖️	✅
Loondocumenten	✅	✖️	✅
Fiscale attesten	✅	✖️	✅
Belastingaangiften	✅	✖️	✅
Verzekeringsdocumenten	✅	✖️	✅
Zakelijke overeenkomsten	✅	✖️	✅
Aflossingstabellen	✅	✖️	✅
Inventaris & stocklijst	✅	✖️	✅
Zakelijke correspondentie	✅	✖️	❕
Statuten & publicaties	✅	✖️	✅
Aandelenregister	✅	✖️	✅
Corporate governance	✅	✖️	✅
Vergaderingen & notulen	✅	✖️	✅

[❕]: Deze documenten worden niet rechtstreeks in de boekhouding verwerkt, maar dienen als extra stavingsdocumenten en kunnen door uw accountant ook als back-up voor u bewaard worden.