PEPPOL

Wat is PEPPOL?

Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is simpelweg een internationaal elektronisch netwerk waar ondernemingen zich kunnen (of moeten) aansluiten om onder andere elektronische facturen te versturen en te ontvangen.

Hoe werkt PEPPOL?

Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk, moet je voor je onderneming de nodige Access Points laten registreren. Vervolgens kan je e-facturen via je Access Points versturen, maar ook ontvangen. Je Access Points zijn dus je elektronische brievenbussen en de verrichtingen worden gelijkgesteld met aangetekende zendingen.

E-facturatie via PEPPOL

Verkoopfacturen versturen

Business-to-Business (B2B)

De facturatie tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen moet vanaf 01/01/2026 verplicht volgens een gestructureerd UBL-formaat gebeuren via het PEPPOL-netwerk.

Vrijgestelde kleine ondernemingen & art. 44 vrijgestelde ondernemingen

Vrijgestelde kleine ondernemingen zijn ook btw-plichtige ondernemingen en vallen wel onder deze regeling! Ondernemingen die vrijgesteld zijn volgens art. 44 WBTW vallen niet onder deze regeling.

Facturen enkel via e-mail verzenden is niet voldoende!

Facturen via e-mail of post versturen in pdf, Excel of andere formaten zal dus niet meer voldoende zijn. De facturen moeten namelijk aan het Peppol BIS 3.0 formaat voldoen.

Onderstaande handelingen vallen (nog) niet onder de e-facturatieverplichting:

• B2B-facturatie naar Europese klanten

• B2B-facturatie naar klanten buiten de EU

E-facturatie binnen de EU

Vanaf 2030 zal e-facturatie ook tussen de verschillende EU-lidstaten verplicht zijn.

Business-to-Government (B2G)

Voor de facturatie aan overheidsinstanties als aanbesteder zijn er speciale regels van toepassing. De e-facturatie zal via het Mercurius-platform moeten gebeuren.

Business-to-Consumer (B2C)

Facturen aan particuliere klanten (B2C) en de registratie van dagontvangsten zijn (nog) niet onderworpen aan deze verplichting.

Samenvattend overzicht

Hieronder kan je een overzicht terugvinden van de klanten waarnaar je e-facturen via PEPPOL moet verzenden:

Profiel van uw klant / ontvanger	E-facturen verzenden verplicht?
Belgische btw-plichtige maand- of kwartaalaangever	✅
Belgische vrijgestelde kleine onderneming	✅
Belgische art. 44 vrijgestelde onderneming	❌
Gemengde btw-plichtige onderneming	✅
Particuliere klanten	❌
Klanten binnen de EU	❌
Klanten buiten de EU	❌
Overheid	✅ Speciale e-facturatie via Mercurius-platform

VIES-check

Check de geldigheid van de btw-nummers van je klanten via de VIES-tool.

Aankoopfacturen ontvangen

E-facturen ontvangen

Een voorwaarde om de btw op zakelijke facturen te kunnen recupereren is het ontvangen van een geldige factuur. Aangezien de factuur aan de PEPPOL-vereisten moet voldoen, is het belangrijk dat je onderneming ook een PEPPOL Access Point heeft om elektronische facturen van de leveranciers te kunnen ontvangen.

Toch registreren op PEPPOL

Zelfs als je niet verplicht bent om e-facturen uit te sturen via PEPPOL, zal de registratie wel belangrijk zijn om geldige facturen van uw leveranciers te ontvangen. Anders verlies je mogelijks het recht op aftrek van de btw.

Geef je ondernemingsgegevens correct door!

Geef bij binnenlandse zakelijke aankopen steeds je ondernemingsgegevens en btw-nummer door, zo kan de leverancier een correcte e-factuur via PEPPOL verzenden.

Samenvattend overzicht

Deze ondernemingen moeten zich registreren op PEPPOL om e-facturen te kunnen ontvangen:

Type onderneming	E-facturen ontvangen verplicht?
Belgische btw-plichtige maand- of kwartaalaangever	✅
Belgische vrijgestelde kleine onderneming	✅
Belgische art. 44 vrijgestelde onderneming	❌ Niet verplicht, maar wel aan te raden
Gemengde btw-plichtige onderneming	✅

Hoe aansluiten op het PEPPOL-netwerk?

Check of je facturatie- of boekhoudsoftware PEPPOL-compliant is, volg de nodige instructies in de software om je onderneming correct te registreren.

Wij werken met Odoo en zullen de nodige hulp verlenen om de activatie in orde te brengen. Het voordeel van Odoo is dat je kosteloos facturen via PEPPOL kunt uitsturen, maar ook aankoopfacturen van je leveranciers elektronisch kunt ontvangen, dit bespaart heel wat tijd en manueel uploadwerk.

Hoe verstuur ik facturen via PEPPOL?

Je gaat een facturatie- of boekhoudsoftware moeten gebruiken die PEPPOL-compliant is.

Onze klanten en andere Odoo-gebruikers kunnen hieronder de handleidingen terugvinden:

Hoe verkoopfacturen opmaken in Odoo

Hoe verkoopfacturen verzenden in Odoo

Hoe betalingen opvolgen in Odoo

Hoeveel kost e-facturatie via PEPPOL?

Dit hangt af van de facturatie- of boekhoudsoftware die je gebruikt. Sommige softwareleveranciers bieden PEPPOL enkel tegen betaling aan, maar er zijn ook gratis oplossingen.

PEPPOL in Odoo is gratis!

Wij werken met Odoo. Hier kan je kosteloos gebruikmaken van PEPPOL, zowel voor het versturen als het ontvangen van de facturen.

Voordelen van PEPPOL

Een aantal voordelen van e-facturatie en het PEPPOL-netwerk zijn:

1. Geautomatiseerde uitwisseling & verwerking van facturen Bij een integratie met je boekhoudsoftware, kan je gemakkelijk je facturen via PEPPOL rechtstreeks in je boekhouding ontvangen en verwerken, geen gedoe meer met het manueel versturen en uploaden van facturen in je boekhouding.

2. Minder fouten & uniformiteit De facturen worden op een gestructureerde manier opgemaakt en verstuurd met de nodige vermeldingen, dit zorgt voor minder fouten bij de facturatie.

3. Garantie van ontvangst en verzending Je bent er zeker van dat je klanten je factuur effectief ontvangen hebben, e-facturatie via PEPPOL wordt gelijkgesteld met een 'aangetekende zending'.

FAQ

Wat als één of meerdere klanten na 01/01/2026 niet geregistreerd zijn op het PEPPOL-netwerk?

Verstuur de factuur toch al via PEPPOL en bezorg de factuur ook via e-mail in PDF en UBL-formaat aan uw klant.

Laat uw klant weten dat de registratie op het PEPPOL-netwerk noodzakelijk is om de facturen op een wettelijk correcte manier te kunnen versturen en ontvangen.

Wat als ik een verkeerde verkoopfactuur verstuurd heb?

Dan moet de verkoopfactuur gecorrigeerd worden via een creditnota. Het aanpassen van de initiële factuur is niet toegelaten!

Indien de volledige factuur ongedaan moet gemaakt worden, dan maak je een creditnota op voor de volledige factuur en verstuur je deze naar je klant.

Indien je enkel bepaalde elementen moet wijzigen, dan maak je eerst een creditnota op voor de initiële factuur om vervolgens een correcte factuur op te maken met de aangepaste gegevens. Zowel de creditnota als de nieuwe factuur moeten via PEPPOL verzonden worden.

Zijn buitenlandse aankoopfacturen nog aftrekbaar?

Ja, buitenlandse zakelijke aankoopfacturen vallen nog niet onder de e-facturatieregeling. Deze facturen mag je nog steeds in je boekhouding inbrengen, zowel de aankopen binnen als buiten de EU.

EU-aankopen vanaf 2030

Vanaf 2030 moeten EU-aankopen ook voldoen aan de e-facturatieregels.

Let op bij intracommunautaire aankopen (EU-aankopen)

Aankopen bij EU-leveranciers moeten wel nog aan de intracommunautaire verleggingsregels voldoen (zie Intracommunautaire aankopen).

Wat als mijn aankoopfacturen niet aan de e-facturatievoorwaarden voldoen?

Laat aan je leverancier weten dat de registratie op het PEPPOL-netwerk belangrijk is om e-facturen correct te versturen en te ontvangen. De facturen moeten via PEPPOL verzonden worden om problemen te vermijden.

Indien het gaat om aankopen voor gemengd gebruik (bv. elektriciteit, telefoon, gsm, internet, enz.) die op uw privénaam gefactureerd worden, dan kunnen deze uitgaven enkel als kost in aftrek gebracht worden, de btw is dan niet aftrekbaar.

Omzetten naar zakelijke abonnementen & facturatie

De omzetting naar zakelijke abonnementen zou een oplossing kunnen zijn. Je ontvangt dan een e-factuur op naam van de onderneming waarop de btw (gedeeltelijk) kan gerecupereerd worden. Bespreek dit met je accountant.

Zijn andere bewijsdocumenten zoals tickets, btw-bonnetjes, enz. niet meer aftrekbaar?

Zakelijke uitgaven waarvoor je geen factuur ontvangt, zijn enkel als kost aftrekbaar en mogen dus wel nog in de boekhouding opgenomen worden. De btw op deze uitgaven kan echter niet gerecupereerd worden.