Aankoopfacturen & kosten

Hou al je aankoopdocumenten nauwkeurig bij!

Moet ik bij een aankoop steeds een factuur opvragen?

Liefst wel, enkel met een geldige btw-factuur kan je naast de kosten ook de btw geheel of gedeeltelijk aftrekken. Heb je geen factuur, dan kan de aankoop of uitgave enkel geheel of gedeeltelijk als kost in mindering gebracht worden.

Aankoop in de winkel

Vraag aan de kassa of de balie of je een factuur voor je aankoop kan krijgen. Hou een visitekaartje of je ondernemingsgegevens bij de hand om de procedure vlot te laten verlopen.

Aankopen online

Vooraleer je een zakelijke aankoop doet, raden we sterk aan om te checken of je een bedrijfsaccount kan aanmaken in de webshop. Het is belangrijk dat je de bedrijfsgegevens en een geldig ondernemingsnummer of btw-nummer kan ingeven.

Bol.com en andere verkoopplatforms

Bol.com werkt vaak als tussenpersoon en zal je meestal een besteloverzicht bezorgen. Krijg je geen factuur van de werkelijke leverancier? Probeer deze dan toch even via e-mail of via het Bol.com-portaal te contacteren.

Internationale softwareverkopers en verkopers buiten de EU

Heel wat software en toolplatforms maken wel een factuur op, maar moet je deze zelf nog downloaden via het klantenportaal. Doe dit zeker!

Factuurfraude

Betaal niet blindelings elke factuur of afrekening die in je mailbox of postbus terechtkomt. Soms kan het zijn dat je een afrekening ontvangt voor niet verplichte bijdragen van bijvoorbeeld bepaalde federaties of verenigingen.

Let ook op voor vervalste facturen. Ga steeds na of de gegevens op de factuur overeenkomen met de betaalgegevens in je originele overeenkomsten of de gegevens op de officiële websites van je leveranciers.

Meldpunt factuurfraude Heb je toch een vervalste factuur betaald? Doe dan een aangifte op het https://meldpunt.belgie.be.

Bewaar ook andere aankoopbewijzen

Krijg je geen factuur vast? Dan kan je best nog je kassaticket, btw-bonnetje of elk ander bewijs in je boekhouding bijhouden zodat je de aankoop kan bewijzen. Het nadeel is wel dat je de aankoop enkel als kost kan inbrengen, maar geen btw kan recupereren.

Bezorg je aankoopdocumenten frequent & volledig

Een probleem dat vaak voorkomt bij ondernemers is het correct en volledig bezorgen van alle documenten in de boekhouding. Vaak komt het voor dat men documenten kwijtspeelt of deze gewoon over het hoofd ziet.

We hechten veel belang aan een interactieve samenwerking en we verwachten dat je als ondernemer je documenten frequent en op een correcte manier bezorgt. Zo kunnen de cijfers correct en in real-time opgevolgd worden.

Een aantal belangrijke tips om je boekhouding zo volledig mogelijk bij te houden 💡:

• Sluit je aan op het PEPPOL-netwerk als ontvangende access point.

• Koppel je zakelijke rekeningen in je boekhoudportaal zodat je accountant mee kan volgen.

• Betaal je aankopen altijd met je zakelijke rekening of zakelijke kredietkaart.

• Gebruik één vast e-mailadres voor het ontvangen van je facturen en zakelijke documenten.

• Geef je uniek e-mailadres van je boekhoudportaal als CC door aan je leveranciers.

• Stuur je aankoopfacturen automatisch door naar de boekhouding via auto-forwarding.

• Vraag voor elke aankoop zoveel mogelijk een factuur op en stuur ze direct door naar de boekhouding, ongeacht of de factuur reeds betaald werd.

• Vraag aan je leveranciers om de facturen digitaal te versturen i.p.v. op papier of per post.

• Laat papieren documenten niet liggen, maak onmiddellijk een foto/scan en stuur ze direct door naar de boekhouding.

• Overloop dagelijks of minstens wekelijks je banktransacties & bezorg de ontbrekende documenten in de boekhouding.

• Overloop maandelijks je Mastercard/VISA-uittreksels & bezorg de ontbrekende documenten in de boekhouding.

Aftrek kost en aftrek btw - Wat is het verschil?

Beroepsmatige kosten kunnen geheel of gedeeltelijk in aftrek gebracht worden van de opbrengsten. Hierdoor daalt het belastbaar resultaat waardoor je vaak minder inkomstenbelastingen betaalt.

De btw op beroepsmatige aankopen kan door btw-plichtige ondernemingen geheel of gedeeltelijk in aftrek gebracht worden van de verschuldigde btw op de verkopen.

Voorbeeld: Tankticket vs Tankkaart

Ga je je bedrijfswagen tanken en breng je enkel een tankticket in? Dan kan dit bedrag enkel geheel of gedeeltelijk als kost afgetrokken worden. Maak je echter gebruik van een tankkaart, dan krijg je een periodieke btw-factuur waarmee je ook de btw (gedeeltelijk) kan recupereren.

Mag ik zomaar elke kost in aftrek brengen?

Neen, je mag niet zomaar eender welke kost inbrengen (zie Aftrekbaarheid kosten). Hiernaast kunnen de regels voor de kostenaftrek en van de btw-aftrek verschillen. We raden aan om de fiscale behandeling over te laten aan een erkende accountant.

Moet ik extra kosten maken om belastingen uit te sparen?

Niet elke kost kan zomaar volledig in aftrek gebracht worden. Door de aftrekbeperking van bepaalde kosten ontstaat er dus ook een verschil tussen de fiscale uitsparing en de geldsommen die je uitgeeft. Het bedrag dat je uitgeeft is dus niet gelijk aan het bedrag dat je aan belastingen uitspaart!

Maak geen onnodige kosten

Het is geen goed idee om overbodige of belangeloze kosten te maken puur om belastingen te verminderen. Je geeft namelijk 100% van de aankoopwaarde uit om enkel een fractie van de belastingen uit te sparen.