Kas & kasboek
Kassasysteem (POS-systeem)
Een kassa of Point-of-Sale (POS) is een combinatie van har- en software om betalingen te te verwerken en deze transacties te registreren. Winkels en andere zaken die vaak met (particuliere) en plaatselijke transacties te maken hebben, zullen uiteraard een kassa nodig hebben.
Klassiek kassasysteem
Een klassieke kassa is meestal de goedkoopste maar ook de meest beperkte variant wat functionaliteiten betreft. Zeer kleine ondernemingen zouden hier eventueel van gebruik kunnen maken.
Moderne kassasystemen
Ondertussen bestaan er mobiele, cloud-gebaseerde en geïntegreerde kassasystemen die zich niet enkel beperken tot eenvoudige registratie en het klassiek afprinten van tickets, maar verder kunnen gekoppeld worden met systemen voor voorraadbeheer en de boekhouding.
Digitalisering en automatisering zorgen voor efficiënte workflows. een moderne setup zorgt voor een betere interne werking binnen je zaak.
Geregistreerd kassasysteem (GKS)
Restaurants en ondernemingen die cateringdiensten aanbieden moeten een geregistreerd kassasysteem (GKS) gebruiken wanneer de omzet op jaarbasis voor restaurant- en cateringdiensten hoger is dan 25.000,00 EUR (excl. btw).
Voor de berekening van deze drempel wordt er geen rekening gehouden met het verschaffen van dranken en meeneemmaaltijden.
Meer praktische info kan je terugvinden op de GKS-website van de FOD Financiën.
(Digitaal) kasticket
Het uitgeven van een kasticket is in het algemeen verplicht, tenzij de consument of koper er zelf achter zou vragen. Exploitanten van restaurant- en cateringdiensten dienen wel nog verplicht een ticket af te leveren voor de diensten en leveringen die onder de verplichting van het geregistreerd kassasysteem (GKS) vallen.
Efficiëntie & digitalisering
Het (onnodig) afdrukken van kastickets brengt extra kosten met zich mee. Het is dan ook aan te raden om te kijken naar alternatieve (digitale) manieren om tickets op een snelle en duurzame manier af te leveren.
Kasboek
Werk je met cash geld? Dan moet je ook deze geldbewegingen registreren. Dit doe je door een kasboek bij te houden.
Een kasboek is dus een boek waarin je alle cashverrichtingen, zowel de inkomende als de uitgaande, gaat registreren. Denk hierbij aan:
Verkopen waarvoor je cash geld ontvangt, ook deze waarvoor je een factuur opmaakt.
Het betalen van aankopen & uitgaven in cash.
Het storten of afhalen van cashgeld bij de bank.
Met een kasboek hou je dus in detail bij hoeveel cashgeld je onderneming in bezit heeft.
Geen negatieve saldo's
Een kassaldo kan nooit negatief zijn!
Kasboek vs ontvangstenboek
Een kasboek is niet hetzelfde als een dagontvangstenboek. De fysieke boeken lijken sterk op elkaar, dus dubbelcheck altijd de titel.
Hoe een kasboek invullen?
Het kasboek dien je dagelijks in te vullen. Om een beter overzicht te hebben, is het aan te raden om per kas of winkel een apart kasboek bij te houden.
Voorbeeld ingevuld kasboek
Vul op chronologische wijze de inkomende en uitgaande cashverrichtingen in.
Onze tips:
Tel goed na hoeveel je op het einde van de dag ontvangen hebt in cash. Laat dit niet liggen en werk je kasboek na sluiting bij.
Bij de betaling van facturen in cash, kan je best ook de naam van de leverancier en het factuurnummer vermelden. Hetzelfde doe je ook met de facturen die je klanten cash betaald hebben.
Werk je met meerdere bankrekeningen waar je cashgelden op stort? Noteer dan op welke bankrekening de storting is gebeurd (bv. naam bank en laatste 4-cijfers IBAN).
Vergelijk nog eens de stortingen en afhalingen met de transacties op de bankuittreksels, zodat je geen transacties vergeet te noteren.
Digitaal kasboek
Net zoals het ontvangstenboek, kan je ook het kasboek elektronisch bewaren.
Aan een digitaal of elektronisch ontvangstenboek hangen wel speciale voorwaarden. Er moet dagelijks een registratie gebeuren en de bedragen kunnen niet zomaar aangepast worden.
Integratie met uw kassasysteem
Om de registratie van de kasverrichtingen te automatiseren, is het aan te raden om te kijken naar een integratie met uw kassasysteem. Zo kan je de cashverrichtingen registreren in je pinautomaat en worden deze mee opgenomen bij de andere ontvangsten.
Laatst bijgewerkt