Verkoopfacturen
Hoe stel ik een correcte verkoopfactuur op?
Wie moet een factuur opmaken?
Indien je btw-plichtig bent moet je in een Business-to-Business (B2B) context altijd een verkoopfactuur opmaken.
Hierop bestaan wel een aantal uitzonderingen. Bij bepaalde handelingen voor particulieren moet je wel verplicht een factuur opmaken:
Verkopen op afstand (indien je het OSS-systeem niet toepast)
Intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel
Levering van een gebouw
Werken in onroerende staat (aannemingswerken)
Levering van goederen bestemd voor professioneel / economisch gebruik
Verkoop van wagens, aanhangwagens, vliegtuigen, jachten & plezierboten
Verhuisdiensten
Wanneer een verkoopfactuur opmaken?
De algemene regel is dat je ten laatste een factuur uitreikt op de 15de dag van de maand volgend op de maand waarin de levering van de goederen of diensten heeft plaatsgevonden.
Je factureert liefst zo snel mogelijk nadat je jouw producten of diensten geleverd hebt. Je kan eventueel ook met voorschotfacturen werken.
Cashflow
Hoe sneller de factuur vertrekt, hoe sneller je het geld kan innen!
Verplichte factuurvermeldingen
Op de factuur moeten een aantal verplichte vermeldingen staan, namelijk:
Je eigen bedrijfsgegevens
Bedrijfsnaam of maatschappelijke naam (bij eenmanszaken de persoonlijke naam)
Rechtsvorm
Adres of maatschappelijke zetel
Bankrekeningnummer
Btw- of ondernemingsnummer
De klantgegevens
Bedrijfsnaam of maatschappelijke naam
Adres
Btw- of ondernemingsnummer
Het woord 'Factuur'
Een opeenvolgend factuurnummer
Factuurdatum, vervaldatum & leverdatum van je diensten of goederen
Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
Eenheidsprijs en het aantal eenheden in uren, stuks, meter, enz.
Totaalbedrag exclusief btw (maatstaf van heffing)
Totaalbedrag van de verschuldigde btw
Totaal te betalen bedrag (maatstaf van heffing + totale btw)
Speciale factuurvermeldingen
Naast de standaardvermeldingen, moet er in bepaalde gevallen een speciale vermelding en/of clausule aan de factuur toegevoegd worden.
Vrijgestelde kleine ondernemingen
"Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen"
Self-billing
"Factuur uitgereikt door afnemer"
Bijzondere regeling reisbureau's
"Bijzondere regeling - reisbureaus"
Winstmargeregeling
"Levering onderworpen aan de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge. Btw niet aftrekbaar.”
Bijzondere regelingen voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen & antiquiteiten
"Bijzondere regeling - gebruikte goederen"
"Bijzondere regeling - kunstvoorwerpen"
"Bijzondere regeling - voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten"
Creditnota's
"Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht"
Intracommunautaire leveringen
"BTW VERLEGD"
Andere verleggingen naar de medecontractant
"BTW VERLEGD"
Verlegging bij werken in onroerende staat
"BTW VERLEGD" & onderstaande clausule: “Verlegging van de heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.”
Werken in onroerende staat aan een privéwoning ouder dan 10j met toepassing van 6% btw
"Btw-tarief: Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal het normale btw-tarief van 21 % van toepassing zijn en is de afnemer ten aanzien van die voorwaarden aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."
Een factuur corrigeren via een creditnota
Indien je een reeds uitgestuurde factuur wil corrigeren, is het eigenlijk verboden om de oorspronkelijke factuur aan te passen en opnieuw te versturen naar de ontvanger.
Een foute factuur corrigeer je door een creditnota op te maken. Dit is een spiegelbeeld van je oorspronkelijke factuur. Voorzie de titel "Creditnota", zet alle bedragen in het negatief en omschrijf de reden waarom de creditnota werd opgemaakt met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Zet ook volgende vermelding op de creditnota:
"Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht"
Verstuur vervolgens de creditnota en de nieuwe (correcte) factuur naar je klant.
Self-billing
Bij self-billing wordt de factuur door uw klant of uw opdrachtgever opgemaakt zodat u dit zelf niet meer moet doen. Dit wordt vaak toegepast in samenwerkingen waarbij de opdrachtgever een overzichtelijk of geautomatiseerd systeem gebruikt waarbij men een beter overzicht heeft op de geleverde goederen en diensten en de te factureren bedragen.
Self-billing werkt als volgt:
Overeenkomst tussen klant en leverancier Er moet een voorafgaande overeenkomst zijn waarin beide partijen akkoord gaan met het gebruik van self-billing. Deze overeenkomst regelt de voorwaarden, zoals factuurinhoud, frequentie en goedkeuring.
Opstellen van facturen De klant stelt namens de leverancier een factuur op voor de geleverde goederen of diensten. Deze factuur moet voldoen aan alle wettelijke vereisten conform de btw-wetgeving.
Goedkeuring door de leverancier De leverancier controleert en accepteert (stilzwijgend of expliciet) de door de klant opgestelde factuur.
Betaling De klant betaalt de leverancier op basis van de self-billing factuur.
E-facturatie & PEPPOL
Wat is PEPPOL?
Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is simpelweg een elektronisch netwerk waar ondernemingen zich kunnen (of moeten) aansluiten om onder andere elektronische facturen te versturen en te ontvangen.
Hoe werkt PEPPOL?
Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk, moet je onderneming de nodige Access Points registreren. Vervolgens kan je e-facturen via je Access Points versturen, maar ook ontvangen. Je Access Points zijn dus je elektronische brievenbussen.
Een aantal voordelen van e-facturatie en het PEPPOL-netwerk zijn:
Geautomatiseerde uitwisseling & verwerking van facturen Bij een integratie met je boekhoudsoftware, kan je gemakkelijk je facturen via PEPPOL rechtstreeks in je boekhouding ontvangen en verwerken, geen gedoe meer met het manueel versturen en uploaden van facturen in je boekhouding.
Tijd- & kostenbesparing Door de automatisering van de facturatieprocessen verlagen ook de kosten en de tijd die je moet spenderen aan je administratie en boekhouding.
Garantie van ontvangst & verzending Je bent er zeker van dat je klanten je factuur effectief ontvangen hebben, e-facturatie via PEPPOL wordt gelijkgesteld met een 'aangetekende zending'.
Laatst bijgewerkt
