Inventaris & stocklijst
Wat is een inventaris?
Vaak denkt men bij een inventaris aan het tellen van de voorraad en het opmaken van een voorraadlijst, maar dit is enkel een onderdeel van de inventaris. Een inventaris is namelijk een gedetailleerd overzicht van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van een onderneming op een bepaald moment.
Jaarlijkse check
De inventaris is belangrijk om de boekhouding en de rapporteringen correct op te stellen en een getrouw beeld weer te geven van de onderneming.
De inventaris moet:
Minstens jaarlijks opgemaakt worden.
De werkelijke toestand van de onderneming weergeven.
Wat moet ik opnemen in een inventaris?
In de inventaris moet het volgende opgenomen worden:
Alle activa, denk hierbij aan gebrouwen, machines, meubilair, rollend materieel, liquide middelen, enz. en welke defect of buiten gebruik gesteld werden.
Alle passiva, zoals de schulden op korte en lange termijn, belastingschulden, enz.
Voorraadlijsten & overzichten van bestellingen of werken in uitvoering.
Documentatie & fysieke inventarisatie
Bij voorraden en materiële activa is het belangrijk om fysieke tellingen en controles uit te voeren. Dit wordt vaak als een administratieve last beschouwd, maar kan echter belangrijke informatie opleveren.
Waardering inventaris & voorraden
Geen zorgen, je accountant zal je helpen bij de waarderingsmethodes en de rapporteringen, aangezien hier speciale regels van toepassing kunnen zijn en dit de nodige kennis en expertise vergt.
In eerste instanties zullen de goederen moeten geteld worden. Vervolgens zal men moeten nagaan of er beschadigde, vervallen of verloren goederen zijn. Hiernaast moet er een overzicht gemaakt worden van de goederen die als demomateriaal of voor publicitaire doeleinden gebruikt of verbruikt werden.
FIFO
Bij de FIFO-methode (First In, First Out) gaat men ervan uit dat de goederen die eerst aangekocht werden, ook eerder de voorraad verlaten. Dit betekent dat de voorraad zal gewaardeerd worden aan de meest recente aankoopprijzen. Deze methode geeft een beter beeld van de werkelijke kost van de voorraad.
LIFO
Bij de LIFO-methode (Last In, First Out) wordt de stock gewaardeerd aan oudere aankoopprijzen. Meestal zijn oudere aankoopprijzen lager dan de meest recente. Hierdoor zorgt men dat de stock aan een lagere kostprijs gewaardeerd wordt, waardoor de winst lager is. Meestal wordt deze methode afgeraden.
Gewogen gemiddelde
Bij de methode van de gewogen gemiddelde prijs worden de kosten van de voorraden berekend door de totale waarde van de voorraad te delen door het totale aantal artikelen. In principe wordt de gewogen gemiddelde prijs na elke aankoop opnieuw berekend.
((aantal stuks x prijs) + (aantal nieuwe stuks x nieuwe prijs)) / totaal aantal stuksGeïndividualiseerde waarde
Deze methode wordt vooral toegepast wanneer individuele voorraaditems nauwkeurig kunnen worden geïdentificeerd en onderscheiden. Dit is vooral nuttig voor bedrijven die werken met unieke, dure of op maat gemaakte producten.
Bespreekt dit met je accountant!
Je accountant zal je verder kunnen helpen bij de aanpak en de methode die je best kan toepassen.
Stocklijst opstellen
Voor het stockbeheer bestaan er verschillende softwareoplossingen, maar een Excel-bestand is even goed. Probeer je stock nauwkeurig te tellen en stel de lijsten correct op.
Welke lijsten moet ik opstellen?
Je stelt de volgende lijsten best apart op:
Lijst van verkoopbare voorraad (hoofdstocklijst)
Lijst van goederen die gebruikt werden als handelsmonsters, stalen of andere publicitaire doeleinden
Lijst van goederen die niet meer kunnen verkocht worden (door schade, houdbaarheid, enz.)
Lijst van goederen die gestolen werden (ook proces-verbaal bezorgen)
Welke gegevens moet ik opnemen in de stocklijst?
Volgende informatie kan je best opnemen in de stock- of voorraadlijst:
Algemene gegevens
Productinformatie
Hoeveelheid & waardering
Hieronder een simplistisch voorbeeld:
0001
Jas X
Stuks
20
100,00
2.000,00
0002
T-shirt Y
Stuks
50
20,00
750,00
0003
Overhemd Z
Stuks
70
50,00
3.500,00
TOTAAL
6.250,00
Laatst bijgewerkt