Plaats

Hoe kies ik een geschikte locatie voor mijn bedrijf?

Maatschappelijke zetel & vestigingseenheid

Bij het inschrijven van je onderneming moet je een maatschappelijke zetel en één of meerdere vestigingsadressen doorgeven. Maar wat is nu het verschil tussen een maatschappelijke zetel en een vestigingsadres?

Maatschappelijke zetel

De maatschappelijke zetel is het officiële juridische adres van je onderneming, hier zal je ook alle briefwisseling ontvangen.

Om een adres als maatschappelijke zetel aan te duiden, moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De onderneming moet permanente toegang hebben tot het adres.

• De onderneming moet exclusieve toegang hebben tot het kantoorruimte.

• Het adres is het administratief centrum van de onderneming waar ook belangrijke beslissingen genomen worden.

Eemnanszaken & domicilieadres

Bij een eenmanszaak is je domicilieadres automatisch de maatschappelijke zetel. Bij een verhuis wordt de zetel ook automatisch aangepast in de KBO.

Postbusbedrijf of virtueel kantoor

Zorg ervoor dat je maatschappelijke zetel aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Een postbus of een virtueel kantoor voldoet hier niet aan en kan voor problemen zorgen. Een wijkagent onderzoekt typische postbusadressen om de ondernemingen te identificeren en om fraude te bestrijden. Overheidsinstanties zoals de btw-administratie kunnen ook bijkomende vragen stellen bij de activatie van het btw-nummer.

Vestigingseenheid

De vestigingseenheid is het adres waar je een activiteit uitvoert. Je moet in de KBO minstens één vestigingsadres doorgeven, dit kan dezelfde zijn als de maatschappelijke zetel. Heb je een onderneming met meerdere vestigingen waar een activiteit uitgevoerd wordt? Dan moeten deze ingeschreven worden in de KBO.

Let op bij zetelverplaatsingen

Is je maatschappelijke zetel ook je vestiging? Dan wordt bij de verplaatsing van de zetel het vestigingsadres niet automatisch aangepast in de KBO. Dit is dus iets wat je nog in orde moet brengen.

Hoe kies ik een geschikte locatie?

Een aantal belangrijke elementen bij het uitkiezen van de geschikte locatie zijn:

• Bereikbaarheid

• Budget

• Stijl & publieke uitstraling

• Structuur & inrichting

Bereikbaarheid

Maak een grondige marktanalyse en werk je ondernemingsplan uit om uit te pluizen waar je je onderneming het best kan vestigen. Een aantal belangrijke punten waarmee je moet rekening houden zijn:

• Goed bereikbaar zijn voor klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties

• Voldoende parkeergelegenheid

• Nabijheid openbaar vervoer en/of snelwegen

Vergunningen

In bepaalde gevallen moet je een omgevings- of stedenbouwkundige vergunning aanvragen.

Controleer of het pand een handelsfunctie heeft volgens het omgevingsplan of Gewestelijk Bestemmingsplan. Indien het pand een functie heeft die niet overeenstemt met uw geplande (handels)activiteiten, moet je mogelijks een wijziging aanvragen.

Denk ook aan andere vergunningen en normen zoals:

• (Brand)veiligheid

• Milieu- & geluidsnormen

• Reclame & uithangborden

Handelspand / Bedrijfsgebouw

Ben je van plan om een handelspand of bedrijfsgebouw te gebruiken? Dan zijn er verschillende opties:

• Kopen

• Huren

• Leasen

• Andere zakelijke rechten (erfpacht, recht van opstal, vruchtgebruik, enz.)

Bespreek de financieringsmogelijkheden met je accountant

Check met je accountant welke mogelijkheden je hebt. Een sterk financieel plan zal hierbij ook een belangrijke rol spelen!

Rapporteringsverplichting bij huur

In de aangiften van de inkomstenbelastingen moet de huurder of houder van een zakelijk recht bijkomende gegevens rapporteren (270 MLH) indien men voor de huurvergoedingen of vergoedingen voor een zakelijk recht geen factuur ontvangt.

Bedrijvencentra & coworking spaces

Voor startende ondernemingen met een beperkt budget die toch klanten moeten ontvangen, is een coworking space of bedrijvencentrum een goedkopere en interessante optie. In deze formule zijn meestal ook andere onkosten zoals internet, telefonie, nutsvoorzieningen inbegrepen. Een coworking omgeving heeft ook het voordeel dat je met andere zelfstandigen kan netwerken en je zakenrelaties gemakkelijk kan uitbreiden.

Remote of vanuit thuis

Kan je business volledig digitaal werken? Dan kan je uiteindelijk voor de goedkoopste optie kiezen: van thuis uit of eender welke locatie werken.

Richt je een vennootschap op? Dan kan je als bedrijfsleider je bureauruimte of werkruimte verhuren aan je vennootschap. Zie Verhuur aan vennootschapvoor meer informatie.

FAQ

Kan ik mijn onderneming vestigen op mijn huuradres?

Ja, dit is mogelijk. We raden echter aan om dit vooraf met de verhuurder te bespreken en toestemming hiervoor te krijgen.

Mag ik mijn privéhuur gedeeltelijk als kost inbrengen in mijn zaak?

Dit is enkel mogelijk indien dit contractueel toegelaten is, check dus je huurcontract.

Huurders hebben dit echter niet graag omdat de huurinkomsten dan zwaarder belast worden. In de huurovereenkomst staat er meestal een clausule die het inbrengen van de huur als beroepskost niet toelaat.

We raden dus aan om de verhuurder op de hoogte te brengen en om achter een schriftelijke toestemming te vragen.

Kan ik als bedrijfsleider mijn kantoorgedeelte aan mijn vennootschap verhuren?

Jazeker, je kan een gedeelte van je woning verhuren aan je vennootschap.

De huur is een aftrekbare kost voor de vennootschap, voor de bestuurder of zaakvoerder is dit een onroerend inkomen. Een onroerend inkomen wordt nog steeds belast in de personenbelasting. Het voordeel ten opzichte van een gewone bezoldiging is dat je op onroerende inkomsten geen sociale bijdragen verschuldigd bent.

Het huurbedrag wordt echter geplafonneerd door een formule op basis van het kadastraal inkomen (KI):

Niet geïndexeerde KI x eigendomsaandeel x beroepsmatig percentage x 5/3 
x revalorisatiecoëfficiënt

Het overschrijdend gedeelte van het huurbedrag zal bijgevolg beschouwd worden als een normale bezoldiging waarop je sociale bijdragen en personenbelasting moet betalen.