Import goederen
Waarmee moet ik rekening houden wanneer ik goederen van buiten de EU wil invoeren?
Voorbereiding & analyses
Ben je van plan om goederen van buiten de EU in te voeren? Het vinden van de juiste producenten kan uitdagend zijn en heeft veel onderzoek nodig.
Ondernemingsplan (her)bekijken
Het is ook nuttig om uw ondernemingsplan te herbekijken en de nieuwe doelstellingen zoals internationale handel mee op te nemen. Denk na over uw strategie, manier van aanpak, logistieke organisatie, formaliteiten, enz.
Leveranciers buiten de EU
Waar kan ik de leveranciers vinden?
Je kan op verschillende manieren op zoek gaan naar potentiële leveranciers, denk hierbij aan:
Online B2B-platforms
Internationale vakbeurzen
Netwerken & referenties
Controleer de leverancier
Indien je een aantal potentiële leveranciers geselecteerd hebt, is het belangrijk om even een aantal checks te doen. We raden aan om je leveranciers/producenten ter plaatse te bezoeken om de omstandigheden en de productieprocessen te bekijken. Probeer hiernaast ook steeds een testbestelling te plaatsen vooraleer je overgaat tot grotere bestellingen.
Controleer de bedrijfsgegevens en certificaten van de leverancier en probeer eventueel via databanken de financiële gezondheid van de onderneming te achterhalen.
Check de online reputatie van de leverancier en de producten:
Zoek de leverancier op Google
Bezoek de website van de leverancier
Check het aantal reviews en de score (een product met zeer weinig reviews of een slechte score kunnen riskant zijn)
Check of er klachten zijn rond productkwaliteit, levertijden, klantenservice, enz.
Probeer voormalige klanten van de leverancier aan te spreken om te luisteren naar hun ervaringen.
Communicatie & samenwerking
Een vlotte samenwerking met je leveranciers en producten is cruciaal, hou rekening met zaken zoals:
Cultuur en eventuele taalbarrières: Probeer alles zo gedetailleerd mogelijk te communiceren om misverstanden te vermijden.
Tijdverschil: Hou rekening met eventuele vertragingen in communicatie, spreek duidelijk af op welke manier jullie gaan communiceren en binnen welke termijnen je een antwoord verwacht.
Probeer een sterke relatie met je leverancier op te bouwen.
Kwaliteitscontrole
Vooraleer je definitieve bestellingen plaatst, is het aangeraden om monsters of stalen op te vragen zodat je het product kan controleren op de kwaliteit en de verwachte eigenschappen.
Overweeg eventueel om bij grotere bestellingen een inspectie te laten uitvoeren door een derde partij, dit kan nog voor de verzending of tijdens de productie van het goed.
Contracten & voorwaarden
Stel een contract op met de leverancier om je juridisch zo goed mogelijk in te dekken en duidelijke afspraken te maken.
Omschrijf het product, de kwaliteitseisen en eigenschappen in detail.
Zorg voor duidelijke afspraken rond het transport en de leveringstermijnen, maak gebruik van incoterms.
Voorzie de nodige afspraken omtrent de prijzen, wisselkoersen, betalingsvoorwaarden, betaalmethodes, enz.
Jurist
Neem contact op met een jurist om een goed onderbouwd contract op te stellen.
Tips
Start met een testbestelling
Werk altijd met schriftelijke contracten & duidelijke afspraken
Monitor de productie, vraag regelmatig achter updates & voorzie de nodige controles
Check of je voldoet aan de EU-vereisten, vermijd het invoeren van verboden goederen
Hou rekening met mogelijke vertragingen in de productie, transport & inklaringen
Hou een buffer opzij voor onvoorziene kosten (verzekeringen, invoerkosten, herverpakking, schade, enz.)
Zorg voor een propere administratie en bewaar alle facturen, vervoersdocumenten, douanedocumenten, enz.
Access2Markets
Op de pagina Access2Markets van de Europese Commissie kan je de nodige informatie terugvinden over het in- en uitvoeren van goederen en diensten.
EORI-nummer
Om goederen op een vlotte manier te kunnen invoeren heb je naast je btw-nummer ook een EORI-nummer nodig.
De aanvraagprocedure is vrij eenvoudig en gebeurt door het invullen van een formulier dat je per e-mail mag doorsturen. De aanvraag wordt redelijk snel behandeld.
Indien je je eerste invoer vlot wil laten verlopen, kan je best al op voorhand de aanvraag doen. Doe je dit niet, dan krijg je sowieso een melding van de maatschappij die instaat voor de inklaring.
Op de website van de FOD Financiën kan je alle nodige info en aanvraagformulieren terugvinden.
Aanvraag EORI-nummer via e-mail
Vul het aanvraagformulier in en stuur deze ondertekend door naar EORI.be@minfin.fed.be. Hou de mail simpel en voorzie de nodige info in het onderwerp/titel van de mail voor een vlotte verwerking.
Onderwerp: AANVRAAG/BE/EORI/A3 - Naam onderneming (Ondernemingsnummer)
Geachte Gelieve in bijlage de aanvraag terug te vinden voor een EORI-nummer voor de onderneming [ondernemingsnaam + ondernemingsnummer].
Indien u nog bijkomende info nodig heeft, laat dan gerust iets weten. Alvast bedankt voor de medewerking.
ET 14000-vergunning
Via de ET 14000 wordt de invoer-btw op de goederen verlegd naar de periodieke btw-aangifte. Dit betekent dat je geen btw moet voorfinancieren, wat dus een positieve impact heeft op je cashflow.
Net zoals het EORI-nummer, kan ook de ET14000 eenvoudig via een aanvraagformulier geregeld worden.
Niet voor vrijgestelde kleine ondernemingen
Een ET 14000 vergunning kan enkel aangevraagd worden door een btw-plichtige onderneming die periodieke btw-aangiften indient.
Aanvraag ET 14000 vergunning via e-mail
Vul het aanvraagformulier in en stuur deze ondertekend door naar et14000@minfin.fed.be. Hou de mail simpel en voorzie de nodige info in het onderwerp/titel van de mail voor een vlotte verwerking.
Onderwerp: AANVRAAG ET14000 - Naam onderneming (btw-nummer)
Geachte Gelieve in bijlage de aanvraag terug te vinden voor de ET 14000 vergunning voor de onderneming [ondernemingsnaam + btw-nummer].
Indien u nog bijkomende info nodig heeft, laat dan gerust iets weten. Alvast bedankt voor de medewerking.
Douaneprocedures & formaliteiten
Invoer- & douanedocumenten
Summiere aangifte (ENS)
Goederen die in het douanegebied worden ingevoerd, moet er een summiere aangifte gedaan worden bij het douanekantoor van binnenkomst. De summiere aangifte bestaat in principe uit de vrachtlijst of ander document dat de nodige gegevens en omschrijvingen van de goederen bevat.
Douaneaangifte (Enig Document)
Met de douaneaangifte geeft de aangever door onder welke douaneregeling men de goederen wil brengen. De douaneaangifte wordt via het PLDA-systeem elektronisch ingediend en moet volgende informatie bevatten:
Naam & adres van de eigenaar van de goederen of van de vertegenwoordiger van de eigenaar
Importeur: Naam en adres van de partij die de goederen invoert
Oorsprong, herkomst & bestemming van de goederen
Vervoermiddel / type transport
Hoeveelheid & de aard van de goederen (merken, codes, identificatienummers)
Omschrijving van de goederen (goederencode, hoeveelheid, gewicht, enz.)
De factuur- en douanewaarde
Goederencodes
Bij het invoeren van goederen moet je de juiste goederencodes (HS/TARIC) vermelden. Je kan gebruikmaken van de TARIC-database om de goederencodes op te zoeken.
Factuur
Laat de leverancier een correcte verkoopfactuur opstellen met vermelding van uw ondernemingsgegevens en een duidelijke omschrijving van de goederen, aantallen, prijzen, enz. De factuur zal ook als bewijsdocument dienen bij de douane.
Naast de aankoopfactuur van de goederen, zal je van je expediteur een afzonderlijke factuur ontvangen om de douanekosten en de invoerbtw te betalen.
Vervoersdocumenten
Paklijst
Dit is een gespecificeerde lijst met informatie over de inhoud en de wijze van verpakking van de goederen. Dit document helpt de douane, de transporteur en de ontvanger om snel te controleren of alles volledig en correct is.
Certificaat van oorsprong
Het certificaat van oorsprong is een document dat aantoont in welk land de goederen zijn geproduceerd of substantieel bewerkt.
Het document is noodzakelijk wanneer de douane het land van oorsprong moet bevestigen om importtarieven te bepalen of om in aanmerking te komen voor preferentiële invoertarieven.
Vergunningen
Het kan mogelijk zijn dat het invoeren van bepaalde type goederen of goederen uit specifieke landen beperkt of zelfs volledig verboden is.
Check via de TARIC-pagina of je een vergunning nodig hebt om je goederen te kunnen invoeren. Check ook of er handelsovereenkomsten bestaan met het land waaruit je de goederen wil importeren.
Invoer- & douanekosten
Invoerrechten
Het kan zijn dat bij het invoeren van de goederen er invoerrechten moeten geheven en betaald worden. Dit gebeurt in principe éénmalig in het land van binnenkomst in de EU, daarna kunnen de goederen vrij in het verkeer gebracht worden.
Wie de invoerrechten dient te betalen, wordt overeengekomen in de leveringsvoorwaarden en de toegepaste Incoterms.
Accijnzen
Op bepaalde goederen moet je eveneens accijnzen betalen, dit is hoofdzakelijk het geval bij:
Tabaksproducten
Alcoholische dranken
Minerale olie
Energieproducten
Btw
Net zoals bij lokale aankopen, zal je ook op de ingevoerde goederen btw moeten betalen of voorfinancieren. Deze btw kan je wel recupereren via je periodieke btw-aangifte. De btw wordt bij de inklaring berekend.
Naast de factuur van de aankoop van de goederen, zal je van de invoermaatschappij ook een afrekening ontvangen om de douanekosten en de invoer-btw te betalen.
Productvereisten & verplichtingen
EU-voorschriften
De ingevoerde goederen moet voldoen aan dezelfde eisen en voorschriften zoals goederen die binnen de EU worden geproduceerd.
Verboden producten
Check altijd of het wel toegelaten is om de goederen in te voeren. De goederen kunnen door de douane tegengehouden en zelfs vernietigd worden, wat een serieuze kost met zich kan meebrengen voor uw onderneming.
CE-certificaat & andere
De meeste producten moeten voldoen aan technische, gezondheids- en hygiënevoorschriften. Via de My Trade Assistant tool kan je nagaan aan welke voorschriften de ingevoerde goederen moeten voldoen.
Etikketering & taalvereisten
Sommige producten (bv. voeding, cosmetica, chemische producten) moeten aan specifieke etiketteringsregels voldoen.
Voor consumptieartikelen is in België vaak verplichte vermelding in het Nederlands en Frans (soms ook Duits). Controleer welke talen je specifiek nodig hebt.
Transport
Type transport
Overeenkomst & Incoterms
De Incoterms (International Commercial Terms) bepalen wie verantwoordelijk is voor de zending, transport, verzekering en eventuele schade of verlies tijdens het transport en wie welke kosten draagt (invoerrechten, BTW, enz.).
Leg o.a. de leveringsvoorwaarden vast in de overeenkomst met je leveranciers, zodat er duidelijke afspraken zijn over wie zal instaan voor de levering, verzekering, kosten en het transport.
Transportverzekering
Afhankelijk van de incoterms die toegepast worden, kan het belangrijk zijn om een transportverzekering af te sluiten.
Documenten bij import
Bereid alle documenten voor die nodig zijn voor de inklaring in de EU, denk hierbij aan:
Summiere aangifte
Enig document
Factuur
Vervoersdocumenten
Paklijst
Certificaten van oorprong
Vergunningen & certificaten
Samenwerking met partners
Het invoeren van goederen is een complexe zaak, werk samen met de nodige logistieke partners en douane-expediteurs om kopzorgen te besparen.
ERP-systeem
Aankooporders & aankoopfacturen
Administratie & boekhouding
Laatst bijgewerkt
