Export goederen
Waarmee moet ik rekening houden wanneer ik goederen wil exporteren naar buiten de EU?
Voorbereiding & analyses
Ben je van plan om goederen naar buiten de EU te exporteren? Controleer dan of uw onderneming voldoende voorbereid is om grensoverschrijdend te ondernemen.
Ondernemingsplan (her)bekijken
Het is ook nuttig om uw ondernemingsplan te herbekijken en de nieuwe doelstellingen zoals internationale handel mee op te nemen. Denk na over uw strategie, capaciteiten, manier van aanpak, logistieke organisatie, formaliteiten, enz.
Intellectuele eigendom
Indien van toepassing, is het nuttig om na te gaan of uw intellectuele eigendom voldoende beschermd zal zijn op uw exportmarkt.
Marktonderzoek
Klanten vinden
Je kan buitenlandse klanten vinden door deel te nemen aan internationale beurzen en handelsmissies.
Liaison office
Om verder onderzoek in uw exportmarkt te voeren, kan je een representatiebureau of liaison office openen. Dit is een vestiging met als enige bedoeling de publiciteit, het verstrekken van informatie, wetenschappelijk onderzoek of analoge activiteiten met een voorbereidend of bijkomstig karakter te hebben.
Dit betekent dat een representatiebureau eerder publicitaire activiteiten uitvoert of onderzoeken doet. Een representatiebureau voert geen handelsactiviteiten uit, waardoor ze niet beschouwd wordt als een rechtspersoon of vaste inrichting. Hiernaast zijn er in principe geen belastbare inkomsten aangezien er nog geen handelsactiviteiten zijn.
Klanten buiten de EU
Contracten & offertes
Stel een contract of offerte op waarin alle gegevens en afspraken duidelijk in kaart worden gebracht. Neem zeker onderstaande punten op:
Gedetailleerde omschrijving van de goederen
De prijzen
Welk recht van toepassing is & geschillenregeling
Laat de contracten en offertes steeds door de klant ondertekenen.
Jurist
Neem best contact op met een jurist om een goed onderbouwd contract op te stellen.
Voorwaarden
Stel algemene voorwaarden op die automatisch van toepassing zijn op al uw offertes en contracten. Zorg voor duidelijke afspraken rond het transport en de leveringstermijnen, maak gebruik van incoterms.
Maak ook duidelijke afspraken rond de betaalvoorwaarden. Bij export van goederen is het aan te raden om het geld reeds voor de verzending te ontvangen. Bespreek ook met je bank welke betalingsvormen in uw situatie geschikt zouden zijn, rekening houdend met betalingen in vreemde valuta.
Access2Markets
Op de pagina Access2Markets van de Europese Commissie kan je de nodige informatie terugvinden over het in- en uitvoeren van goederen en diensten.
EORI-nummer
Om goederen op een vlotte manier te kunnen uitvoeren heb je naast je btw-nummer ook een EORI-nummer nodig.
De aanvraagprocedure is vrij eenvoudig en gebeurt door het invullen van een formulier dat je per e-mail mag doorsturen. De aanvraag wordt redelijk snel behandeld.
Indien je je eerste invoer vlot wil laten verlopen, kan je best al op voorhand de aanvraag doen. Doe je dit niet, dan krijg je sowieso een melding van de maatschappij die instaat voor de inklaring.
Op de website van de FOD Financiën kan je alle nodige info en aanvraagformulieren terugvinden.
Aanvraag EORI-nummer via e-mail
Vul het aanvraagformulier in en stuur deze ondertekend door naar [email protected]. Hou de mail simpel en voorzie de nodige info in het onderwerp/titel van de mail voor een vlotte verwerking.
Onderwerp: AANVRAAG/BE/EORI/A3 - Naam onderneming (Ondernemingsnummer)
Geachte Gelieve in bijlage de aanvraag terug te vinden voor een EORI-nummer voor de onderneming [ondernemingsnaam + ondernemingsnummer].
Indien u nog bijkomende info nodig heeft, laat dan gerust iets weten. Alvast bedankt voor de medewerking.
Exportformaliteiten
Documenten
Uitvoeraangifte
Ook bij de uitvoer moet er een aangifte gedaan worden bij de douane, meestal wordt dit door de vervoerder of douane-expediteur in orde gebracht.
Factuur
Stel een correcte verkoopfactuur op met vermelding van uw ondernemingsgegevens en een duidelijke omschrijving van de goederen, aantallen, prijzen, enz. De factuur zal ook als bewijsdocument dienen bij de douane.
Paklijst
Dit is een gespecificeerde lijst met informatie over de inhoud en de wijze van verpakking van de goederen. Dit document helpt de douane, de transporteur en de ontvanger om snel te controleren of alles volledig en correct is.
Certificaat van oorsprong
Het certificaat van oorsprong is een document dat aantoont in welk land de goederen zijn geproduceerd of substantieel bewerkt.
Het document is noodzakelijk wanneer de douane het land van oorsprong moet bevestigen om importtarieven te bepalen of om in aanmerking te komen voor preferentiële invoertarieven.
Productvereisten & vergunningen
Check of je producten voldoen aan de vereisten in het land van bestemming en of ze wel degelijk mogen uitgevoerd worden. Via Access2Markets kan je met de goederencode nagaan wat de regels en wetten zijn per bestemmingsland. Een andere tool die je kan gebruiken is de Market Access Map.
Onderzoek of je een vergunning nodig hebt om je goederen te kunnen uitvoeren. Kijk na of er handelsovereenkomsten bestaan met het land waar je naar wil exporteren.
Btw-vrijstelling
Geen EU-btw
De goederen die de EU-zone verlaten zijn niet onderworpen aan de EU-btw. Je dient dus geen btw aan te rekenen bij export van goederen. Je kan best op de factuur vermelden dat het om export van goederen gaat.
Je moet ook altijd kunnen bewijzen dat de goederen de EU hebben verlaten, hou dus alle nodige documenten bij zoals:
Vervoersdocumenten
Uitvoeraangifte
Facturen van vervoerders / transportdiensten
Invoerbewijs in land van bestemming
Regels land van bestemming
Het is wel belangrijk om na te gaan of je aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen moet voldoen in het land van bestemming.
Meestal zal ook de klant of koper de goederen zelf invoeren.
Transport
Type transport
Overeenkomst Incoterms
De Incoterms (International Commercial Terms) bepalen wie verantwoordelijk is voor de zending, transport, verzekering en eventuele schade of verlies tijdens het transport en wie welke kosten draagt (invoerrechten, BTW, enz.).
Leg o.a. de leveringsvoorwaarden vast in de overeenkomst met je leveranciers, zodat er duidelijke afspraken zijn over wie zal instaan voor de levering, verzekering, kosten en het transport.
Transportverzekering
Afhankelijk van de incoterms die toegepast worden, kan het belangrijk zijn om een transportverzekering of andere relevante verzekeringen af te sluiten.
Verzekeringsmakelaar
Bespreek dit met je verzekeringsmakelaar zodat je de nodige verzekeringen kunt afsluiten.
Documenten bij export
Bij de export van goederen heb je een aantal exportdocumenten nodig, deze bestaan minstens uit:
Factuur
Uivoeraangifte
Paklijst
Vervoersdocumenten
Invoervergunning
Certificaat van oorsprong
ERP-systeem
Offertes, contracten & facturatie
Administratie & boekhouding
Verzendingen & integraties
Laatst bijgewerkt