Uitgaande cashflow

Om liquiditeitsproblemen te vermijden, is het belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan de uitgaande geldstromen. Denk hierbij aan:

• Betalingen van leveranciers

• Uitbetalen van lonen

• Aflossen van leningen of andere financieringen

• (Vooraf)betalingen van btw, belastingen & sociale bijdragen

• enz.

Gebruik een ERP-systeem

Gebruik een ERP-systeem waarmee je aankooporders bij je leveranciers kunt plaatsen en je aankoopfacturen kunt beheren.

Zo kan je gemakkelijk de vervaldatums van je facturen opvolgen en je betalingen optimaliseren. Genereer per factuur een QR-code of maak een batchbestand aan om betalingen efficiënt uit te voeren.

Leveranciers monitoren

Betaaltermijnen & voorwaarden

Onderhandel met leveranciers over langere betalingstermijnen, zonder de relatie te schaden. Dit kan de kaspositie op korte termijn verbeteren.

Evalueer bestaande contracten en zorg ervoor dat voorwaarden flexibel genoeg zijn om in te spelen op veranderingen in de markt.

Kostenanalyse

Cutting costs

Probeer periodiek je kosten te analyseren en te kijken of je bepaalde onnodige of overbodige uitgaven kunt elimineren. Probeer ook te kijken of er alternatieve oplossingen bestaan aan een goedkopere prijs.

Budgetteren

Stel budgetten voor je projecten, afdelingen en investeringen op. Probeer deze vervolgens op te volgen en te monitoren. Vermijd het overschrijden van je voorziene budgetten, tenzij het echt moet.

Burn rate

Check ook steeds de burn rate van je onderneming.

Voorraadbeheer

Verminder overtollige voorraden, een efficiënter voorraadbeheer zorgt ervoor dat er minder geld vastzit in goederen. Maak gebruik van voorraadsoftware om je stock te beheren.

Cashflow planning

Boekhouding

Werk met een ERP- of boekhoudsysteem waarin je de cashflowrapporten op basis van de boekhouding kunt raadplegen. Zo heb je een zicht op de uitgaande geldstromen en kan je in detail gaan kijken waaraan de geldmiddelen worden uitgegeven.

Prognoses maken

Maak op basis van je historische data en de toekomstige plannen de nodige cashflow-prognoses, zodat je voldoende zicht hebt op de in- en uitgaande geldstromen die er zullen aankomen. Zo vermijd je eventuele liquiditeitsproblemen.

Afhankelijk van de grootte van je onderneming, kan je dit best op kwartaal- of maandbasis doen.

Betaalmethodes

Automatische betalingen & domiciliëring

Check of je de betalingen van je kosten kunt optimaliseren. Indien je bepaalde (recurrente) en kleine kosten automatisch kunt betalen via je kredietkaart of domiciliëringsopdrachten, dan kan je dit best doen.

Gebruik domiciliëringsopdrachten voor het uitbetalen van de lonen.

SaaS & softwarekosten

Let op bij extra administratief werk bij betalingen van SaaS & softwarekosten. Meestal krijg je de optie om deze maandelijks te betalen via de kredietkaart. Dit betekent dat je 12 maal per jaar een factuur in de boekhouding moet afleveren. Meestal moet je deze facturen manueel downloaden uit de klantportalen, dit zorgt voor extra werk en kan je snel een factuur vergeten.

Tips 💡

• Ben je zeker dat je de tool op lange termijn zult gebruiken en de kost is niet al te hoog? Kies dan toch voor een jaarlijkse betaling (i.p.v. maandelijks).

• Check maandelijks je kredietkaartuittreksels, bezorg de periodieke facturen in de boekhouding

• Probeer het afleveren van de facturen te automatiseren

Betalen via SEPA-betaalbestanden

Indien je met een ERP-systeem werkt, kan je gemakkelijk je openstaande facturen selecteren en SEPA-betaalbestanden aanmaken. Deze bestanden upload je in je banking portaal om de betaling uit te voeren. Op deze manier kan je gemakkelijk batch-betalingen uitvoeren in een aantal clicks.

Betalen via QR-codes

In ERP-systemen is het ook mogelijk om op basis van de geboekte facturen QR-codes te genereren. Deze kan je gemakkelijk inscannen met je banking app om je betalingen uit te voeren.

Financieringen

Een gezonde financieringsmix

Ben je van plan om grotere investeringen te doen? Dan kan het handig zijn om te kijken naar verschillende financieringsvormen.

Herfinanciering van schulden

Bekijk of je bestaande kredieten kunt herfinancieren aan voordeligere termen.

Belastingen & bijdragen

Btw

Periodieke btw-aangifte & betaling

Hou er rekening mee dat je op maand- of kwartaalbasis (afhankelijk van je btw-regime) je verschuldigde btw moet afdragen.

Een aantal tips:

• Indien er geen grote schommelingen zijn, kan je de btw-bedragen alvast ramen op basis van je vorige btw-aangiftes.

• Werk samen met een accountant in een ERP- of boekhoudsysteem waar je de btw-bedragen in real-time kunt opvolgen.

• Enkel voor kwartaalaangevers: Werk eventueel met maandelijkse voorschotten om je verschuldigde btw te spreiden.

Betaaltermijnen

De deadlines voor de betalingen kan je terugvinden onder Deadlines btw.

Nalatigheidsintresten

Bij laattijdige betalingen van de btw worden er maandelijks intresten aangerekend. Op MyMinFin kan je steeds het openstaand saldo van je rekening-courant bij de btw raadplegen.

Afbetalingsplan

Indien je tijdelijk met betaalproblemen zit, kan je bij de btw-administratie een afbetalingsplan via MyMinFin aanvragen. Hou er echter rekening mee dat ook bij een afbetalingsplan de nalatigheidsintresten blijven lopen.

Inkomstenbelasting

Jaarlijkse personen- & vennootschapsbelasting

Hou rekening met de jaarlijkse personenbelasting (eenmanszaken, bedrijfsleiders en werkende vennoten) en de vennootschapsbelasting.

Elk jaar ontvang je het aanslagbiljet om je inkomstenbelastingen te betalen, indien je een verschuldigd saldo hebt.

Voorafbetalingen

Om een hoge eindafrekening te vermijden, kan je ook tijdens het jaar al voorafbetalingen doen. Door tijdig je voorafbetalingen te doen, kan je ook de belastingvermeerderingen vermijden.

Betaaltermijn

De betaling moet binnen de twee maanden na ontvangst van het aanslagbiljet gebeuren.

Afbetalingsplan

Indien je tijdelijk met betaalproblemen zit, kan je bij de belastingadministratie een afbetalingsplan via MyMinFin aanvragen. Hou er echter rekening mee dat ook bij een afbetalingsplan de nalatigheidsintresten blijven lopen.

Sociale bijdragen

Periodieke afrekening

Elk kwartaal ontvang je als zelfstandige een afrekening voor de sociale bijdragen. Ook je vennootschap moet jaarlijks een vast bedrag aan vennootschapsbijdragen betalen.

Betaaltermijnen

Sociale bijdragen	Kwartaalbasis	Deadlines sociale bijdragen
Vennootschapsbijdragen	Jaarbasis	Deadlines sociale bijdragen

Afbetalingsplan

Indien je tijdelijk met betaalproblemen zit, kan je bij je sociale zekerheidskas een afbetalingsplan aanvragen.

Buffer & werkkapitaal

Zorg dat je steeds voldoende geldmiddelen ter beschikking hebt om je dagelijkse operaties en kosten te dekken. Hou best een buffer opzij van 3 tot 6 maanden om je vaste kosten te kunnen dekken.

Probeer samen met je accountant naar de boekhouding en de cashflow te kijken, zo behoud je een goed overzicht over de uitgaande geldstromen.

Veilig betalingen uitvoeren

Cyberfraude en phishing nemen sterk toe, probeer je betalingen zo veilig mogelijk uit te voeren (zie ook Cyber security).

✅ Controleer op factuurfraude & verplichtingen

• Check of het om een echte factuur gaat

• Check of je de ontvangen afrekening degelijk moet betalen, als zelfstandige krijg je vaak reclame binnen

• Check de gegevens op de factuur (leveranciersgegevens, bankrekening, bedragen, enz.)

✅ Werk met goedkeuringen

Activeer in je boekhoud- of betalingssoftware het vier-ogenprincipe:

• Eén persoon maakt een betaling aan

• Een tweede persoon moet de betaling goedkeuren

In je boekhoudsysteem kan je verschillende rollen en rechten opmaken en toewijzen. Bij banken kan je ook instellen dat iemand de betalingen moet ondertekenen/valideren voor ze doorgaan.

✅ Gebruik een aparte computer of browser voor betalingen

Beperk toegang tot je bank tot één specifiek toestel en een veilige browser.

• Gebruik een aparte pc of laptop enkel voor bankzaken.

• Gebruik een aparte browser & zet het automatisch bewaren van wachtwoorden uit

✅ Activeer limieten & meldingen bij je bank

Ga naar de instellingen in je banking portaal en check volgende zaken:

• Dagelijkse limieten op uitgaande betalingen

• Push-notificaties of e-mails bij elke overschrijving

• Geografische beperkingen (bv. geen betalingen buiten de EU)

✅ Gebruik aparte rekeningen voor inkomende & uitgaande betalingen

• Gebruik rekening A voor klanten (inkomende ontvangsten)

• Stort periodiek geld van rekening A naar rekening B

• Gebruik rekening B voor leveranciers (uitgaande betalingen)

✅ Beveilig de toegang

• Gebruik steeds 2-factor authenticatie (2FA) voor alle software- & banktoegangen

• Gebruik een wachtwoordmanager om sterke, unieke wachtwoorden te genereren & te bewaren

• Verplicht periodieke wachtwoordupdates voor je team

• Beheer de toegang van je teamleden in de wachtwoordmanagers, zodat enkel de bevoegde personen toegang hebben tot bepaalde logins