E-commerce
Wat moet ik doen om in orde te zijn met mijn e-commerce bedrijf?
Webshop & juridische aspecten
Verplichte vermeldingen
Op je webshop moeten volgende gegevens verplicht zichtbaar zijn:
Naam of handelsnaam van je bedrijf.
Rechtsvorm (bv. BV, NV, eenmanszaak).
Adres en contactgegevens (telefoon, e-mail).
Ondernemingsnummer (KBO).
BTW-nummer.
Eventuele vergunningen of beroepsregels (indien van toepassing).
Lidmaatschappen of erkenningen (optioneel, maar vaak verplicht in bepaalde sectoren).
Op de website van Vlaanderen en de FOD Economie kan je de guidelines voor e-commerce terugvinden:
Algemene voorwaarden
Vermeld duidelijk je verkoopvoorwaarden: levering, betaling, retourrecht, herroepingsrecht, aansprakelijkheid, garanties, enz. Deze moeten makkelijk toegankelijk zijn (bijvoorbeeld via een link in de footer of bij checkout). Klanten moeten ze kunnen raadplegen én aanvaarden vóór de aankoop (vinkje of melding).
Privacybeleid
Een privacybeleid is verplicht volgens de Europese GDPR-wetgeving.
In je privacybeleid moet je opnemen:
Welke persoonsgegevens je verzamelt (naam, adres, betaalgegevens, cookies…).
Hoe en waarom je deze verwerkt.
Hoe lang je data bewaart.
Met wie je data deelt (bv. betaalproviders, verzendpartners).
Rechten van de klant (inzage, correctie, verwijdering).
Cookiebeleid
Als je webshop cookies gebruikt (analytics, marketing, personalisatie), moet je een cookiebanner voorzien.
Het cookiebeleid moet uitleggen:
Welke cookies gebruikt worden.
Waarom en hoe lang ze actief blijven.
Hoe de gebruiker cookies kan beheren of weigeren.
Betaal- & leveringsinformatie
Voorzie een aparte pagina over de betaalmethodes en de leveringsvoorwaarden, neem zaken op zoals:
De verschillende betaalmethodes.
Eventuele bijkomende kosten die kunnen aangerekend worden bij levering (bv. verzendkosten).
Levertermijn en leveringsvoorwaarden.
Verkoopplatforms & webshop builders
Een aantal populaire platforms die door Belgische e-commerce bedrijven gebruikt worden zijn:
Shopify
Wix Ecommerce
WooCommerce
Betaalproviders
Je klanten moeten ook kunnen betalen bij de checkout, hiervoor moet je een betaalprovider voorzien. Via de betaalprovider kan je verschillende betaalmogelijkheden zoals kredietkaart, bancontact, SEPA Direct Debit, enz. aanbieden.
Een aantal populaire payment providers zijn:
Keuze ondernemingsvorm
We moeten realistisch zijn, de slaagkansen binnen de e-commerce zijn vrij laag. Dit is vaak te wijten aan enorme concurrentie en de verzadiging van de markt. Grote spelers kunnen producten aanbieden tegen scherpe prijzen en genieten vaak van voordelige afspraken voor de leveringen. Dit maakt het voor startende bedrijven moeilijker om de markt binnen te dringen.
Wil je van start gaan binnen e-commerce? Dan raden we aan om de markt eerst uit te testen, start dus met een eenvoudige ondernemingsvorm zoals een eenmanszaak, dit brengt een aantal voordelen met zich mee:
Lagere kosten m.b.t. de opstart, de boekhouding en de eventuele stopzetting
Minder administratieve formaliteiten & eenvoudigere boekhouding
Begint de onderneming te groeien en zie je potentieel in je businessmodel? Dan kan de overstap naar een vennootschap (bv. een CommV, VOF of BV) interessant zijn.
Verkoopprijs & winstgevendheid
Vooraleer je van start gaat, is het belangrijk om een goed financieel overzicht te hebben, denk hierbij aan:
Wat zijn mijn kosten per product?
Hoe moet ik mijn verkoopprijs bepalen?
Welke andere kosten komen te kijken bij mijn zelfstandige activiteit?
Zal mijn onderneming überhaupt winstgevend zijn?
Vanaf hoeveel verkopen dek ik al mijn kosten (break-even)?
Variabele kosten
Bij het bepalen van je verkoopprijzen, moet je met heel wat elementen rekening houden. Daarom raden we aan om eerst een overzicht te maken van alle (directe) kosten die komen te kijken bij de verkoop van je product(en). Hou rekening met zaken zoals:
Winstmarge & verkoopprijs
Eens je op basis van bovenstaande elementen de kostprijs per product bepaald hebt, kan je een winstmarge bovenop de kostprijs toevoegen, zo kom je op je uiteindelijke verkoopprijs.
Hou er echter rekening mee dat je verkoopprijs marktconform en aantrekkelijk blijft, als een concurrent hetzelfde product aan een lagere prijs kan verkopen, dan verlaagt dit je kansen op succes.
Vergeet de btw niet!
In de meeste gevallen moet je ook btw aanrekenen op de verkoop van je producten. Hou er dus rekening mee dat de btw een impact zal hebben op de uiteindelijke verkoopprijs.
Raming van de omzet
Zodra je de verkoopprijs van je producten bepaald hebt, kan je best even ramen wat je verwachte verkochte hoeveelheden zijn op maand en op jaarbasis. Zo heb je een zicht van wat je totale omzet zal zijn. Trek hiervan je variabele kosten af en je hebt je brutowinstmarge.
Omzet (verkoopprijs per product x aantal stuks)
(-)
Directe kosten (kostprijs per product x aantal stuks)
=
Brutowinstmarge
Vaste kosten
Vergeet je vaste kosten niet, deze kosten heb je sowieso, ook al zou je geen verkopen genereren. Om winstgevend te zijn, moet je deze kosten mee in je financieel plan opnemen, denk hierbij aan:
Trek de vaste kosten van je brutowinstmarge af en je komt uit op je nettowinstmarge.
Omzet (verkoopprijs per product x aantal stuks)
(-)
Directe kosten (kostprijs per product x aantal stuks)
=
Brutowinstmarge
(-)
Vaste kosten
=
Nettowinstmarge
Belastingen & bijdragen
Op je nettoresultaat moet je sociale bijdragen en inkomstenbelastingen betalen. Voor een correcte berekening, kan je best even met een accountant contact opnemen.
(Inter)nationale handel
Bij internationale handel moet je rekening houden met verschillende formaliteiten. Hieronder maken we een overzicht van de zaken waarmee je moet rekening houden bij zowel internationale verkopen als aankopen.
Verkopen
Bij (inter)nationale verkopen komen er wat administratieve zaken te kijken omtrent de btw-regels en de facturatie.
Hieronder vind je een tabel terug met de verschillende situatie en de links waar je de nodige info kunt terugvinden.
Aankopen
Hetzelfde geldt bij (inter)nationale aankopen, probeer deze goed te beheren zodat je een correcte administratie en boekhouding kunt voorleggen.
Hieronder vind je een tabel terug met de verschillende situatie en de links waar je de nodige info kunt terugvinden.
Verkopen registreren
Afhankelijk van je verkoopplatform, is het belangrijk om even stil te staan bij de registratie van de verkopen en hoe je deze in de boekhouding zult bezorgen.
Hieronder hebben we een overzicht gemaakt van vaak gebruikte e-commerce platformen.
Verkopen via Shopify
Via onderstaande link kan je bekijken wat je precies uit je Shopify webshop moet halen om je ontvangsten correct te registreren.
Verkopen via Bol.com
Bol.com voorziet de nodige verkoopfacturen waarop je een duidelijke uitsplitsing kunt terugvinden van de omzet en de ingehouden kosten. Via onderstaande link krijg je een gedetailleerd overzicht van wat je allemaal moet bijhouden in de boekhouding.
Verkopen via Wix Ecommerce
In je Wix dashboard kan je onder het financieel gedeelte gemakkelijk je verkooprapporten downloaden op maandbasis.
Je kan ook je accountant toevoegen als gebruiker met beperkte gebruiksrechten tot het financieel gedeelte, dit kan handig zijn als je graag wil dat je accountant kan meekijken om na te gaan of alles correct verloopt.
Verkopen via Odoo-webshop
Heb je een Odoo-webshop? Dan kunnen we je helpen bij de setup met de boekhouding in Odoo, zodat de data vanuit je webshop wettelijk correct in de boekhouding geregistreerd wordt. De uitwisseling van de data verloopt automatisch en wordt door ons gecontroleerd.
Verkopen via zelf gebouwde webshop
Bouw je zelf een webshop? Hou dan rekening met zaken zoals:
Het aanrekenen van de juiste btw-tarieven bij de checkout.
Het genereren van duidelijke rapporten met de gegevens die nodig zijn voor een correcte boekhouding
Gegevens koper (naam, adres, land)
Verkoopbedrag excl. btw
Aangerekende btw
Verkoopbedrag incl. btw
Refunds / crediteringen
Inventaris & stockbeheer
Koop je zelf de goederen aan en beheer je de stock zelf? Dan moet je jaarlijks bij het opmaken van de inventaris ook een stocklijst opmaken.
E-commerce coaches & opleidingen
Opleidingskosten zijn volledig aftrekbaar als beroepskost. Opleidingen die gegeven worden door erkende instellingen, kunnen ook deels gesubsidieerd worden via de KMO-portefeuille.
Laatst bijgewerkt