# Aankoopfacturen & onkosten

## Wanneer moet ik mijn aankoopfacturen uploaden?

Zo snel mogelijk! We werken niet deadline gebaseerd maar in real-time, zo kunnen we je cijfers beter opvolgen en inspelen op je situatie. 

Zodra je een relevant document ontvangt voor de boekhouding, raden we aan om deze direct te uploaden! 

## Welke kosten mag ik uploaden?

In principe alle kosten die geheel of gedeeltelijk beroepsmatig gebruikt worden. In onze Open Knowledge Base kan je hier meer info over terugvinden. 

## Hoe kan ik mijn aankoopfacturen uploaden?

De facturen kunnen op verschillende manieren in de aankoopmodule geüpload worden: 

* [Via de upload-knop ](#via-de-upload-knop)
* [Via de smartphone-app](#via-de-smartphone-app)
* [Via drag & drop](#via-drag-and-drop)
* [Via e-mail forwarding](#via-e-mail)

### Via de upload-knop

Klik in de module 'Aankoopfacturen' op de **Upload-knop**. \
Selecteer vervolgens één of meerdere documenten in de gewenste locatie en klik op '**Uploaden**'.

<div align="left"><figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FU2LmeC74cOOkkPdyb8UO%2Fodoo_-_aankoopmodule_uploadknop.png?alt=media&#x26;token=f62edffe-9364-4ef6-ab55-0ad1d93c184d" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Via de smartphone-app

Wanneer je via de smartphone op de upload-knop klikt, krijg je automatisch de optie om foto's te maken of om bestanden uit je galerij te selecteren.&#x20;

### Via 'drag & drop'

Sleep één of meerdere documenten naar de aankoopmodule en laat ze gewoon los wanneer je het **upload-icoontje** ziet. De documenten worden dan als concept geüpload.&#x20;

<div align="left"><figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FJodXICcEjEE7HMvLbhpf%2Fodoo_aankoopfacturen_dragndrop.gif?alt=media&#x26;token=5aa24f09-9adf-4f9c-83a9-7718ed545767" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Via e-mail

Ontvang je facturen in je mailbox? Dan hoef je deze niet eerst te downloaden en vervolgens te uploaden in Odoo.&#x20;

Je kan de volledige mail met de factuur in bijlage forwarden naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan de module van de aankoopfacturen.&#x20;

Het juiste e-mailadres vind je in de module terug (zie hieronder).

<div align="left"><figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FOGak94e2dnerYvDN8ZWD%2Fodoo_-_aankoopmodule_e-mail.png?alt=media&#x26;token=418ca8c6-40b7-45c9-8078-d13468e20b4e" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

{% hint style="warning" %}
**Let op met bepaalde mails & bestanden**

Mails die enkel verwijzen naar externe portalen of downloadknoppen worden niet herkend. Deze facturen moet je eerst uit het portaal downloaden en vervolgens bezorgen.&#x20;
{% endhint %}

## Uploaden als concept

Een transparante samenwerking brengt ook een aantal aandachtspunten met zich mee. \
We werken in Odoo met [*<mark style="color:blue;">**concepten**</mark>*](#user-content-fn-1)[^1] en *<mark style="color:green;">**geboekte**</mark>* facturen.

<div align="left"><figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FhSgjYd9mzvaZKCK80h9I%2Fodoo_-_aankoop_status.png?alt=media&#x26;token=18205342-2b5c-49be-8e42-c7e9fbf40da0" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Het is voldoende om de documenten gewoon te uploaden, deze worden automatisch als <mark style="color:blue;">**concept**</mark> bewaard. Je hoeft dus zelf geen data in te voeren of de documenten te bevestigen.&#x20;

De AI doet vervolgens zijn werk, daarna voeren wij de laatste controles uit en wordt de factuur definitief <mark style="color:green;">**geboekt**</mark> door ons.&#x20;

{% hint style="warning" %}
**Gewoon uploaden, niet zelf bevestigen!**&#x20;

Het is dus cruciaal dat je de documenten gewoon bezorgt en zelf <mark style="color:red;">niet</mark> op de knop '**Bevestigen**' klikt!
{% endhint %}

<div align="left"><figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FVo8iukdSevSongA0PajX%2Fodoo_-_aankoop_status_nietbevestigen.png?alt=media&#x26;token=72d95a0d-255b-479a-a0fd-0a354540c53e" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

## Meerdere bijlagen toevoegen

Wil je meerdere bijlagen aan één factuur of uitgave toevoegen? Geen probleem, klik hiervoor op het **paperclip-icoontje**.

<figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FaUr1hDqc2U3AdQFb8qol%2Fodoo_-_aankoop_balk_paperclip.png?alt=media&#x26;token=0dae8447-61a9-4c64-948a-322c0a1c5ed8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

Er springt dan een upload-zone open waar je enerzijds op de knop '**Voeg bestanden toe**' kan klikken, anderzijds kan je de gewenste bestanden hier ook gewoon naartoe slepen via **drag & drop**.&#x20;

<figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FOBEfpcfsuHKNlDMYDce5%2Fodoo_-_aankoop_extra_bijlagen.png?alt=media&#x26;token=44cf6577-49d9-446d-8ca3-69d7d040787e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Berichten verzenden

Wil je graag bijkomende info of opmerkingen toevoegen aan een factuur of verrichting? Dit kan perfect.

Onder de factuur heb je nog een aantal knoppen en opties -> Klik hier op '**Verzend bericht**'.

<figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2FWQaVjULh12V6qy9ieYec%2Fodoo_-_aankoop_balk_bericht.png?alt=media&#x26;token=0e10ac22-f405-4a5a-9c3b-d42fa5341fef" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

Er springt een chatvenster open waarin je een bericht kan ingeven -> Klik daarna op '**Verzenden**' om je bericht te versturen.

{% hint style="info" %}
**Vergeet ons niet te taggen!**

Wanneer je ons een berichtje stuurt, kan je best <mark style="color:purple;">@PlutusAdmin</mark> taggen. Zo ontvangen wij een notificatie en kunnen we sneller reageren.
{% endhint %}

<div align="left"><figure><img src="https://1902508641-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FxH5zI3ab6Jb9SKvUPfl0%2Fuploads%2F9VAVLYpcyqpNrpwgUHHj%2Fodoo_-_aankoop_balk_bericht_verzenden.png?alt=media&#x26;token=864b1844-6eb0-4f5e-9a0a-7d1f502ee8e4" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

[^1]: De bedoeling is dat je de documenten gewoon als concept uploadt, je hoeft verder geen data in te geven of de factuur te <mark style="color:red;">**bevestigen**</mark>**,** dit is namelijk onze taak!