Aankoopfacturen & onkosten
Wanneer moet ik mijn aankoopfacturen bezorgen?
Zo snel mogelijk! We werken niet deadline gebaseerd maar in real-time, zo kunnen we je cijfers beter opvolgen en inspelen op je situatie.
Zodra je een relevant document ontvangt voor de boekhouding, raden we aan om deze direct te uploaden!
Welke kosten mag ik bezorgen?
In principe alle kosten die geheel of gedeeltelijk beroepsmatig gebruikt worden. In onze Open Knowledge Base kan je hier meer info over terugvinden.
Hoe kan ik mijn aankoopfacturen bezorgen?
De facturen kunnen op verschillende manieren in de aankoopmodule geüpload worden:
Via Peppol
Peppol Access Point in je Odoo datbase
In je Odoo database zal je aangesloten worden op het Peppol-netwerk om automatisch je zakelijke facturen te ontvangen.
Belgische B2B-facturen
Belgische leveranciers en verkopers zullen dus verplicht zijn om uw aankoopfacturen via Peppol te bezorgen, deze worden automatisch afgeleverd en komen als conceptfacturen onder de Aankoopfacturen terecht.
Enkel geldige facturen met uw btw-nummer!
Enkel de Belgische aankoopfacturen komen via Peppol binnen (dus geen buitenlandse facturen, bonnetjes, tickets, enz.).
Vraag dus bij je zakelijke aankopen achter een factuur en geef je ondernemingsgegevens en btw-nummer door. De factuur kan enkel via Peppol ontvangen worden als je ondernemingsnummer / btw-nummer gekend is bij je leverancier.
E-mailnotificatie bij ontvangst
Wanneer een factuur via Peppol in je Odoo database binnenkomt, ontvang je ook een e-mail met de factuur in bijlage. Deze facturen hoef je dus zelf niet meer te uploaden in Odoo.
Via de upload-knop
Klik in de module 'Aankoop' op de Upload-knop. Selecteer vervolgens één of meerdere documenten in de gewenste locatie en klik op 'Upload'.
Via de smartphone-app
Wanneer je via de smartphone op de upload-knop klikt, krijg je automatisch de optie om foto's te maken of om bestanden uit je galerij te selecteren.
Via 'drag & drop'
Sleep één of meerdere documenten naar de aankoopmodule en laat ze gewoon los wanneer je het upload-icoontje ziet. De documenten worden dan als concept geüpload.
Via e-mail
Ontvang je facturen of aankoopdocumenten in je mailbox? Dan hoef je deze niet eerst te downloaden en vervolgens te uploaden in Odoo.
Je kan de volledige mail met de factuur in bijlage forwarden naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan de module van de aankoopfacturen.
Het e-mailadres zal deze structuur hebben: aankoop@[jouwonderneming].odoo.com.
Let op met bepaalde e-mails & bestanden
Mails die enkel verwijzen naar externe portalen of downloadknoppen worden niet herkend. Deze facturen moet je eerst uit het portaal downloaden en vervolgens bezorgen.
Uploaden als concept
Een transparante samenwerking brengt ook een aantal aandachtspunten met zich mee. We werken in Odoo met concepten en geboekte facturen.
Het is voldoende om de documenten gewoon te uploaden, deze worden automatisch als concept bewaard. Je hoeft dus zelf geen data in te voeren of de documenten te bevestigen.
De AI doet vervolgens zijn werk, daarna voeren wij de laatste controles uit en wordt de factuur definitief geboekt door ons.
Gewoon uploaden, niet zelf bevestigen!
Het is dus cruciaal dat je de documenten gewoon bezorgt en zelf niet op de knop 'Bevestigen' klikt!
Meerdere bijlagen toevoegen
Wil je meerdere bijlagen aan één factuur of uitgave toevoegen? Geen probleem, klik hiervoor op het paperclip-icoontje.
Er springt dan een upload-zone open waar je enerzijds op de knop 'Voeg bestanden toe' kan klikken, anderzijds kan je de gewenste bestanden hier ook gewoon naartoe slepen via drag & drop.
Berichten verzenden
Wil je graag bijkomende info of opmerkingen toevoegen aan een factuur of verrichting? Dit kan perfect.
Onder de factuur heb je nog een aantal knoppen en opties -> Klik hier op 'Verzend bericht'.
Er springt een chatvenster open waarin je een bericht kan ingeven -> Klik daarna op 'Verzenden' om je bericht te versturen.
Vergeet ons niet te taggen!
Wanneer je ons een berichtje stuurt, kan je best @PlutusAdmin taggen. Zo ontvangen wij een notificatie en kunnen we sneller reageren.
Overzicht
Voor een vlotte samenwerking kan je dus best onderstaande stappen volgen:
Documenten uploaden als concept
Alle documenten die niet automatisch binnenkomen, kan je best digitaal uploaden als conceptdocumenten. Het is dus belangrijk dat je de documenten niet zelf bevestigt.
Opmerkingen toevoegen
Heb je bepaalde opmerkingen die je wil toevoegen aan de factuur of transactie? Tag ons dan met @Plutus Admin en voeg je bericht als log notitie toe.
Wij controleren & bevestigen
Alle documenten die je bezorgt worden eerst door ons gecontroleerd en daarna bevestigd. Zo worden de documenten definitief verwerkt in de boekhouding.
Betalingen uitvoeren
Nadat we de facturen hebben bevestigd, kan je voor de openstaande facturen de betalingen uitvoeren.
Laatst bijgewerkt